اعقد ورشة عمل لإنشاء التفصيل الهرمي للعناصر المكوِّنة للمُخرج النهائي. وعند الضرورة أضف وصفاً قصيراً للمُنجزات التفصيليّة؛ لشرح ما يتعلق بنطاقها وجودتها والعوامل المهمّة الأخرى. دوِّن هذه المعلومات، واحتفظ بها في خارطة المُنجزات، والتي يمكن أن تكون على هيئة (خارطة ذهنية).

إن خارطة المُنجزات يمكن أن تُبنى بالتفصيل من خلال إضافة التبعيّات (الاعتمادية) بين عناصرها، والتبعيّات هي: علاقة بين عناصر لاحقة تستلزم إنجاز عناصر سابقة. فعندما يكون هناك الكثير من التبعيّات؛ يُمكننا جدولة العناصر بناء على التبعيّات والمدة الزمنية المقدّرة لها، أما إن كانت التبعيّات قليلة فيمكن جدولة العناصر بالأولوية بناءً على معايير معيّنة، ويتم تحديدها للتنفيذ بناء على الأولوية بدلاً من الجدولة.

تستفيد كثير من المشاريع في خططها من نظام التبعيّات (الاعتمادية) في المستويات العليا، وأما المستويات السفلى (التشغيلية) فيناسبها نظام الخطط القائم على الأولوية.

إذا كان هناك مشروع مماثل قد نُفذ سابقاً فراجع أرشيفه واستخدم بعض معلوماته لإعداد خارطة منجزات أفضل.

وبناءً على تطوّر هذه الخارطة قد تحتاج إلى التعديل في وصف المشروع أيضاً.

نموذج وصف المشروع

الغرض من هذا النشاط

تسدّ خارطة المُنجزات الفجوة بين وصف المشروع وتنفيذه؛ لأن وصف المشروع رغم ضرورته وأهميته وأنه يجب التوافق معه؛ إلا أنه لإيجازه وعموميته يصعُب استخدامه لإدارة الأعمال اليومية، وهذه هي الفجوة التي تسدّها خارطة المُنجزات، فإنها توفّر مصدراً متماسك نسبياً يوضح نطاق المشروع. وتمثّل خارطة المُنجزات أساس خطة المشروع وجدولته، والتي ستكون مصدراً مساعداً لإقرار ما يجب عمله في الخطوة التالية، ولقياس التقدم والإنجاز.

الأخطاء الشائعة

لتجنّب بعض الأخطاء الشائعة في هذا النشاط الإداري، خذ بعين الاعتبار ما يلي:

من الشائع التفكير في “العمل/المهام” أكثر من “المُنجزات” عند إنشاء خارطة المُنجزات، لذا عليك أن تعقد ورشة عمل بطريقة تساعد الجميع على التركيز على المُنجزات بعيداً عن المهام التي تتضمنها. ولتتأكد من ذلك استخدم جُملاً اسمية في تسمية المُنجزات بدلاً من الجُمل الفعلية. ومما يُسهّل ذلك استخدام الخارطة الذهنية؛ لأنها تساعد على التصوّر الهرميّ للعناصر المكوّنة للمُخرج النهائي.

المبادئ

تؤدي المبادئ التالية دوراً مُهمّاً في هذا النشاط الإداري:

ترجم بواسطة أحمد عسيري، عفاف مزي، سامر بابكر و محمد خلف الله