Ensimmäinen projektinhallinta-aktiviteetti on nimetä yrityksen ylemmän johdon edustaja projektin sponsoriksi. Sponsori (=Sponsor) on korkea-arvoisin rooli projektissa, ja projektipäällikkö (=Project Manager) raportoi sponsorille.

Sponsorin tehtävät:

Vastaa siitä, että projekti toteutetaan ja samalla vastaa projektin tuotoksista,
vastaa projektin ylimmän tason päätöksistä ja
vastaa siitä, että projektilla on asianmukainen rahoitus ja resurssointi.

Tarkoitus

Sponsorin rooli on välttämätön koska:

Projektipäälliköiden tulee keskittyä projektin jokapäiväisiin työtehtäviin ja tuotoksiin. Tämä vie hänen huomionsa, eikä jätä tarpeeksi aikaa ja henkistä energiaa projektin ylemmän tason asioiden hallintaan.
Projektipäälliköillä ei ehkä ole tarpeeksi organisatorista voimaa hankkimaan projektille resursseja, tai hänellä ei ole tarpeeksi strategista tietoa varmistamaan, että projekti on linjassa organisaation muiden pyrkimysten kanssa.

Yleisiä sudenkuoppia

Sponsorista päätettäessä tulee ottaa huomioon seuraavat asiat:

Sponsorin ei tarvitse käyttää merkittävästi aikaa projektiin, mutta hänen täytyy silti olla mukana ja omistaa pieni osa ajastaan projektille.
Sponsoreiden täytyy kokea omistavansa projekti ja suojella sitä, mutta hänen ei pidä epäröidä keskeyttää projektia, jos projekti menettää oikeutuksensa.
Mikäli mahdollista, saman henkilön ei pitäisi olla yhtä aikaa kaikkien projektien sponsorina, koska vakiorooleilla on taipumus haalistua ja menettää merkityksensä.
Saman henkilön ei pidä olla sekä sponsori että projektipäällikkö samassa projektissa (ellei kyseessä ole yhden henkilön projektista), koska konkreettiset projektinhallintavastuut vievät henkilön huomion ja suhteellisen abstraktit sponsorin tehtävät helposti jäävät taka-alalle.
Projektipäälliköiden ja sponsoreiden ei tule olla mikromanagereita.

Periaatteet

Seuraavat periaatteet ovat erityisen tärkeitä tässä johtamistoiminnossa:

Suomennos Jukka Mäki