A04 - Määrittele projekti

Työpaja on oikea työkalu seuraavien tietojen keräämiseksi Projektikuvaukseen:

• Projektin tarkoitus ja oletetut hyödyt
• Arvioidut kustannukset ja kesto
• Vaatimukset ja laatuodotukset
• Ymmärrys sisällöstä ja sisältöön kuulumattomista elementeistä
• Luettelo sidosryhmistä

Kaikkia projektikuvauksen edellyttämiä tietoja ei välttämättä ole tässä vaiheessa saatavilla - tulee keskittyä olemassa oleviin tietoihin ja lisätä loput myöhemmin. Projektikuvaus-dokumenttia tarkistetaan ja jalostetaan koko projektin ajan.

Jos vastaavan kaltainen projekti on totetutettu aiemmin, on tärkeää tarkistaa sen sisältö ja hyödyntää sitä realistisemman projektikuvauksen laatimiseen.

Projektikuvaus (template)

Tarkoitus

Projektikuvaus auttaa pysymään linjassa projektin korkean tason tavoitteiden kanssa koko projektin ajan. Dokumentti on myös loistava tietolähde uusille tiimin jäsenille, linjaesimiehille tai muille projektin ulkopuolisille henkilöille, jotta he voivat saada ymmärryksen, mistä projektissa on kyse.

Yleisiä sudenkuoppia

Tämän dokumentin yksityiskohtaisuus- ja tarkkuusvaatimus on vähäisempi kuin mitä yleensä oletetaan. Tärkeintä on, että dokumentti palvelee tarkoitustaan, vähemmän tärkeää on yrittää tyydyttää ennakkokäsitystä asianmukaisesta projektinhallinnasta.

On tärkeää käytä selkeitä ja lyhyitä kuvauksia, ja välttää korporaatiokieltä ja ilmauksia, joiden sisältö on vähäinen.

Periaatteet

Seuraavat periaatteet ovat erityisen tärkeitä tässä johtamistoiminnossa:

• NUP2: Optimoi henkinen energia ja resurssien käyttö.
• NUP4: Ketju on yhtä vahva kuin sen heikon lenkki.
• NUP5: Kaikella tekemisellä pitää olla tarkoitus.
• NUP6: Hyödynnä toistettavuutta.

Suomennos Jukka Mäki