Tämä projektinhallinta-aktiviteetti kuuluu ryhmääm Projektin päätös. Tämän ryhmän aktiviteetit suoritetaan kun projektin on valmis, tai mikäli projekti päätetään keskeyttää.

Projekti on päättymässä, on aika arkistoida dokumentit.

Tarkoitus

Arkiston tulee olla turvassa ja saatavilla uusia projekteja suunniteltaessa pyörän uudelleen keksimisen sijaan. Portfoliohallinnalla saattaa myös olla tarvetta analysoida aikaisempia projekteja.

Yleisiä sudenkuoppia

Seuraavassa on tärkeitä huomioitavia asioita:

Mikäli mahdollista, pidä arkisto on yhdessä paikassa eikä hajallaan.
Varmista, että arkisto on vain luku -tilassa.
Varmista, että arkisto on aidosti varmuuskopioitu.
Varmista, että arkisto on turvallinen ja että vain valtuutetuilla henkilöillä on pääsy siihen.

Yllä mainittujen lisäksi yleinen ongelma asiakirjoissa on se, että teksti ei ole riittävän selkeää ja vain dokumenttien parissa aktiivisesti työskentelevät voivat ymmärtää niitä oikeaan aikaan ja oikeassa kontekstissa. Varmista, että kaikki asiakirjat ovat selkeitä ja niin yksinkertaisia, että jokainen, joka ei tunne projektin tarkkaa kontekstia, voi ymmärtää ne. Tämä strategia auttaa myös pitkien projektien aikana, sillä on yleistä, että sisäisillä sidosryhmillä on vaikeuksia ymmärtää omia asiakirjojaan muutaman kuukauden kuluttua.

Periaatteet

Seuraavat periaatteet ovat erityisen tärkeitä tässä johtamistoiminnossa:

Suomennos Jukka Mäki