بدء المشروع البدء الشهري الإدارة الأسبوعية الإدارة اليوميّة الإغلاق الشهري إغلاق المشروع إدارة ما بعد المشروع عيّن الراعي A01 عيّن مدير المشروع A02 عيّن أعضاءالفريق الرئيسيين A03 اكتب وصفاً للمشروع A04 حدِّد المُنجزات وخطّط لها A05 حدِّد المخاطروخطِّط للاستجابات A06 راجِع أنشطة بدءالمشروع مع الزملاء A07 اتّخِذ قرار الانطلاقأو عدم الانطلاق A08 أطلِق المشروع A09 أَرسِل خطاباً توجيهيّاً مُركّزاً A10 راجع الخُطط وحسِّنها B01 راجِع أنشطة البدءالشهري مع الزملاء B02 اتّخِذ قرار الاستمرارأو عدم الاستمرار B03 أطلِق الحلقة الشهريّة B04 أَرسِل خطاباً توجيهيّاً مُركّزاً B05 قِس الأداء وأعلِم به C01 خطِّط الاستجابةللانحرافات C02 أطلِق الحلقةالأسبوعيّة C03 أَرسِل خطاباًتوجيهيّاً مُركّزاً C04 عالِج المخاطر والمشكلاتوطلبات التغيير D01 اقبل المُنجزات المكتملة D02 قيّم رضا أصحاب المصلحة E01 استخلِص الدروسوخطِّط للتحسين E02 أَرسِل خطاباًتوجيهيّاً مُركّزاً E03 سلِّم المُخرجالنهائي F01 قيّم رضا أصحاب المصلحة F02 راجِع أنشطة إغلاقالمشروع مع الزملاء F03 أرشِف وثائقومستندات المشروع F04 احتفل F05 أَرسِل خطاباً توجيهيّاً مُركّزاً F06 قيِّم فوائد المشروع G01 أنتِج أفكاراً جديدة G02 أَرسِل خطاباً توجيهيّاً مُركّزاً G03

مقدّمة

A - بدء المشروع

B - البدء الشهري

C - الإدارة الأسبوعية

D - الإدارة اليوميّة

E - الإغلاق الشهري

F - إغلاق المشروع

G - إدارة ما بعد المشروع


F04 - أرشِف وثائق ومستندات المشروع

ينتمي نشاط الإدارة هذا إلى مجموعة إغلاق المشروع. تُنفّذ هذه المجموعة من الأنشطة عند اكتمال مُخرجات المشروع، أو عندما تُقرّر إلغاء المشروع.

نحنُ الآن على مشارف نهاية المشروع، وهنا يحين الوقت لأرشفة جميع وثائق ومستندات المشروع.

الغرض من هذا النشاط

الغرض من الأرشفة هو استخدام هذه المعلومات في المشاريع المستقبلية بدلاً من إعادة البناء، ولذا يجب أن يكون الأرشيف مُؤمّناً ومحميّاً، ويمكن إتاحته للأشخاص المصرّح لهم في المستقبل؛ ليستفيدوا من هذه المعلومات في مشاريعهم. وقد تحتاج إدارة المحافظ أيضاً الرجوع إلى هذه المعلومات في المستقبل؛ لتحليل تفصيلي للمشاريع السابقة.

الأخطاء الشائعة

لتجنّب بعض الأخطاء الشائعة في هذا النشاط الإداري، خذ بعين الاعتبار ما يلي:

قد يكون النصُّ في الوثائق غير واضح بما فيه الكفاية. ألاّ يكون الأشخاص الذين يعملون على الوثائق حالياً هم وحدهم القادرين على فهمها، بل تأكد أن جميع الوثائق واضحة المعنى وسهلة الفهم؛ حتى يتمكن أي شخص غير مُلمٍّ بالسياق الدقيق للمشروع من فهمها، وهذه الاستراتيجية تساعدك أيضاً في المشاريع الطويلة؛ لأنه من الشائع جداً مواجهة أصحاب المصلحة الداخليين صعوبةً في فهم وثائقهم بعد عدة أشهر بسبب عدم وضوحها.

المبادئ

تؤدي المبادئ التالية دوراً مُهمّاً في هذا النشاط الإداري:


ترجم بواسطة أحمد عسيري، عفاف مزي، سامر بابكر و محمد خلف الله



⊚ لتحميل الدليل باللغة العربية بصيغة PDF

⊚ لتحميل الرسم التخطيطي


شكراً لمشاركتك معنا بتقديم رأيك. الرجاء مراعاة ما يلي: * كتابة رأيك بشكل موجز و واضح. * عبّر عن رأيك بأي لغة تُفضِّل. * إن كان لديك عدّة اقتراحات فالرجاء إرسال كل اقتراح على حدة. إن ساعدتنا اقتراحاتك لتحسينٍ ايجابيّ، فنسعد بمنحِك اعترافاً بك كمُساهم (إن شاركتنا اسمك و عنوان بريدك الإلكتروني في هذه الإستمارة)

لتمييزك عن الآليات والروبوتات العشوائية على الإنترنت الرجاء إدخال رقم مجموعات أنشطة P3.express أدناه.


يمكنك مشاركة اسمك وعنوان بريدك الإلكتروني معنا في حال احتجنا إلى التحدث معك بشأن تعليقك، أو منحك اعترافاً بك كمُساهم:





يُفضّل استخدام micro.P3.express بدلاً من النظام الأساسي P3.express .إذا كنت تُدير مشاريع صغيرة لفرق مكوّنٌة من 1 إلى 7 أعضاء تقريباً