Inicio del proyecto Iniciación mensual Gestión semanal Gestión diaria Cierre mensual Cierre del proyecto Gestión después del proyecto Nombrar alpatrocinador A01 Nombrar al directordel proyecto A02 Nombrar a los miembrosclaves del equipo A03 Describir el proyecto A04 Identificar y planificarlos entregables A05 Identificar los riesgosy planificar las respuestas A06 Tener la revisión porpares del inicio del proyecto A07 Tomar la decisión decontinuar o no continuar A08 Iniciar el proyecto A09 Realizar unacomunicación precisa A10 Revisar yperfeccionar los planes B01 Tener la revisión porpares del ciclo mensual B02 Tomar la decisiónde continuar o no continuar B03 Iniciar el ciclo mensual B04 Realizar unacomunicación precisa B05 Medir e informardel rendimiento C01 Planificar las respuestasa las desviaciones C02 Iniciar elciclo semanal C03 Realizar unacomunicación precisa C04 Gestionar los riesgos, los problemasy las solicitudes de cambio D01 Aceptar losentregables terminados D02 Evaluar la satisfacciónde las partes interesadas E01 Recopilar las leccionesy planificar las mejoras E02 Realizar unacomunicación precisa E03 Entregar el producto F01 Evaluar la satisfacciónde las partes interesadas F02 Tener la revisión por paresdel grupo de actividad de cierre F03 Archivar losdocumentos del proyecto F04 ¡Celebrar! F05 Realizar unacomunicación precisa F06 Evaluarlos beneficios G01 Generar nuevasideas G02 Realizar unacomunicación precisa G03

Introducción

A - Inicio del proyecto

B - Iniciación mensual

C - Gestión semanal

D - Gestión diaria

E - Cierre mensual

F - Cierre del proyecto

G - Gestión después del proyecto


F04 - Archivar los documentos del proyecto

Esta actividad de gestión pertenece al grupo Cierre del proyecto. Este grupo de actividades se realiza cuando el producto del proyecto está terminado, o cuando se decide cancelar el proyecto.

Ahora que nos acercamos al final del proyecto, es el momento de archivar todos los documentos del proyecto.

Propósito

El archivo debe estar seguro y disponible en el futuro para las personas autorizadas, para que siempre puedan utilizar esta información en sus proyectos en lugar de reinventar la rueda. El sistema de gestión del portafolio también puede necesitar consultar esta información en el futuro para un análisis más detallado de los proyectos anteriores.

Obstáculos habituales

A continuación se enumeran algunos de los aspectos más importantes a tener en cuenta:

Además de lo anterior, un problema común de los documentos es que el texto no es lo suficientemente claro, y sólo las personas que trabajan activamente con los documentos pueden entenderlos en el momento y contexto adecuados. Asegúrate de que todos los documentos sean claros y sencillos, de manera que cualquier persona que no esté familiarizada con el contexto exacto del proyecto pueda entenderlos. Esta estrategia también te ayuda durante los proyectos largos, ya que es muy común que las partes interesadas internas tengan dificultades para entender sus propios documentos al cabo de unos meses.

Principios

Los siguientes principios desempeñan un papel importante en esta actividad de gestión:


Traducido por Sabrina Stephens y Ángel Águeda Barrero



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⊚ Descargar el diagrama de flujo


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