Esta actividad de gestión pertenece al grupo Cierre del proyecto. Este grupo de actividades se realiza cuando el producto del proyecto está terminado, o cuando se decide cancelar el proyecto.

Ahora que nos acercamos al final del proyecto, es el momento de archivar todos los documentos del proyecto.

Propósito

El archivo debe estar seguro y disponible en el futuro para las personas autorizadas, para que siempre puedan utilizar esta información en sus proyectos en lugar de reinventar la rueda. El sistema de gestión del portafolio también puede necesitar consultar esta información en el futuro para un análisis más detallado de los proyectos anteriores.

Obstáculos habituales

A continuación se enumeran algunos de los aspectos más importantes a tener en cuenta:

Cuando sea posible, asegúrate de que el archivo está en un único lugar y los ficheros no están dispersos.
Asegúrate de que el archivo es de sólo lectura.
Asegúrate de que hay un sistema de copia de seguridad adecuado para que el archivo no se pierda.
Asegúrate de que el archivo es seguro y que sólo las personas autorizadas tienen acceso a él.

Además de lo anterior, un problema común de los documentos es que el texto no es lo suficientemente claro, y sólo las personas que trabajan activamente con los documentos pueden entenderlos en el momento y contexto adecuados. Asegúrate de que todos los documentos sean claros y sencillos, de manera que cualquier persona que no esté familiarizada con el contexto exacto del proyecto pueda entenderlos. Esta estrategia también te ayuda durante los proyectos largos, ya que es muy común que las partes interesadas internas tengan dificultades para entender sus propios documentos al cabo de unos meses.

Principios

Los siguientes principios desempeñan un papel importante en esta actividad de gestión:

Traducido por Sabrina Stephens y Ángel Águeda Barrero