Inicio del proyecto Iniciación mensual Gestión semanal Gestión diaria Cierre mensual Cierre del proyecto Gestión después del proyecto Nombrar al patrocinador A01 Nombrar al director del proyecto A02 Nombrar a los miembros claves del equipo A03 Describir el proyecto A04 Identificar y planificar los entregables A05 Identificar los riesgos y planificar las respuestas A06 Tener la revisión por pares del inicio del proyecto A07 Tomar la decisión de continuar o no continuar A08 Iniciar el proyecto A09 Realizar una comunicación precisa A10 Revisar y perfeccionar los planes B01 Tener la revisión por pares del ciclo mensual B02 Tomar la decisión de continuar o no continuar B03 Iniciar el ciclo mensual B04 Realizar una comunicación precisa B05 Medir e informar del rendimiento C01 Planificar las respuestas a las desviaciones C02 Iniciar el ciclo semanal C03 Realizar una comunicación precisa C04 Gestionar los riesgos, los problemas y las solicitudes de cambio D01 Aceptar los entregables terminados D02 Evaluar la satisfacción de las partes interesadas E01 Recopilar las lecciones y planificar las mejoras E02 Realizar una comunicación precisa E03 Entregar el producto F01 Evaluar la satisfacción de las partes interesadas F02 Tener la revisión por pares del grupo de actividad de cierre F03 Archivar los documentos del proyecto F04 ¡Celebrar! F05 Realizar una comunicación precisa F06 Evaluar los beneficios G01 Generar nuevas ideas G02 Realizar una comunicación precisa G03

Introducción

A - Inicio del proyecto

B - Iniciación mensual

C - Gestión semanal

D - Gestión diaria

E - Cierre mensual

F - Cierre del proyecto

G - Gestión después del proyecto


A08 - Tomar la decisión de continuar o no continuar

Esta actividad de gestión pertenece al grupo de actividades Inicio del proyecto . Este grupo de actividades se llevan a cabo al inicio del proyecto para prepararnos para el mismo.

En este punto, el director del proyecto envía los documentos del proyecto al patrocinador y éste toma la decisión de continuar o no continuar. Para tomar esta decisión, es posible que el patrocinador tenga que discutir el proyecto con otros responsables de la organización, como aquellos que gestionan portafolios, pero deberías tener presente que es el patrocinador quien debe determinar cómo hacerlo, y no el director del proyecto.

Si tienes un cliente externo y estás respondiendo a una solicitud de propuesta, además de decidir internamente si continuar o no continuar, también debes enviar la propuesta al cliente y esperar a que seleccione a su proveedor y comunique la decisión final de continuar o no continuar. Esta actividad de gestión se completa cuando se firma el contrato o cuando se dispone de otro elemento de validez legal.

Si se van a utilizar proveedores externos y algunos de ellos fueron seleccionados en A05, es posible que quieras firmar el contrato con ellos en este momento. Más adelante se pueden seleccionar otros proveedores externos y firmar contratos según sea necesario.

Propósito

En los proyectos con clientes externos siempre se toma una decisión formal de continuar o no continuar, pero los proyectos internos a veces carecen de este paso y simplemente se desarrollan sin una decisión formal. Es importante darle la relevancia necesaria a este momento en el proyecto y contar con las firmas y los compromisos necesarios antes de seguir adelante.

Por otro lado, algunas organizaciones se limitan a invertir en cualquier proyecto siempre que dispongan de recursos disponibles. Esta actividad de gestión se encuentra al final de una cadena de actividades destinadas a convertirla en una decisión fundamentada basada en la justificación del proyecto.

Obstáculos habituales

Toda organización que trabaje con proyectos necesita contar con un sistema de gestión de portafolios que evalúe y seleccione los proyectos de forma holística, equilibrada y compatible con la estrategia organizacional. Muchos de los problemas que se atribuyen a los sistemas de gestión de proyectos tienen su origen en la gestión de portafolios; como por ejemplo, tener demasiados proyectos al mismo tiempo.

Asegúrate de que todo el mundo entienda que una decisión de continuar o no continuar no es un fracaso; es un signo de tener un sistema exitoso que entiende lo que no es beneficioso para la organización, y esto no sería posible sin el esfuerzo de los miembros clave del grupo de actividades de inicio de proyecto.

Principios

Los siguientes principios desempeñan un papel importante en esta actividad de gestión:


Traducido por Sabrina Stephens y Ángel Águeda Barrero



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