Diese Managementaktivität gehört zur Projektinitiierung. Dieser Aufgabenbereich wird am Anfang durchgeführt, um uns auf das Projekt vorzubereiten.

An diesem Punkt schickt die Projektmanager:in die Projektdokumente an die Sponsor:in. Die Sponsor:in trifft dann eine Entscheidung für oder gegen das Projekt. Um diese Entscheidung treffen zu können, muss die Sponsor:in möglicherweise das Projekt mit anderen Führungspersonen in der Organisation besprechen, beispielsweise mit dem Portfoliomanagement - diese Entscheidung obliegt allein der Sponsor:in und nicht der Projektmanager:in.

Falls Du eine externen Auftraggeber:in hast und auf eine Angebotsanfrage reagierst, solltest Du zusätzlich ein Angebot an die Auftraggeber:in schicken. Die finale Entscheidung hängt dann letztlich davon ab, ob sie sich für Deine Organisation als Auftragnehmer:in entscheiden oder nicht. Diese Managementaktivität ist abgeschlossen, wenn ein Vertrag unterschrieben ist oder eine andere rechtskräftige Abmachung vorliegt.

Falls externe Dienstleister:innen in die Planung involviert und in A05 ausgewählt wurden, ist dies ein passender Zeitpunkt, um mit ihnen Verträge abzuschließen. Weitere externe Dienstleister:innen können im späteren Projektverlauf nach Bedarf ausgewählt werden.

Zweck

Projekte mit externen Auftraggeber:innen haben stets klare Entscheidungen für oder gegen Dich als Auftragnehmer:in. Internen Projekten fehlt es manchmal an dieser Klarheit. Egal ob externes oder internes Projekt, es ist wichtig, diesen Schritt zu einer festen Bedingung für jedes Projekt zu machen und klar an Verpflichtungen und Unterschriften zu binden, bevor es weitergeht.

Diese Managementaktivität liegt am Ende einer Kette von Aktivitäten, die alle darauf ausgerichtet sind, eine fundierte Entscheidung, basierend auf der ursprünglichen Rechtfertigung des Projektes, treffen zu können.

Übliche Fallstricke

Jede Organisation, die mit Projekten arbeitet, benötigt ein Portfolio-Managementsystem, welches aus einer ganzheitlichen Perspektive, die mit den Strategien der Organisation einhergeht, Projekte bewertet und auswählt. Zahlreiche Probleme im Projektmanagement wurzeln im Portfoliomanagement: Zum Beispiel wenn zu viele Projekte auf einmal angestoßen oder umgesetzt werden.

Stelle sicher, dass alle in Deiner Organisation verstehen, dass eine Entscheidung gegen das Projekt nicht bedeutet, dass etwas falsch gemacht wurde. Eine solche Entscheidung ist ein Indiz für ein funktionierendes Managementsystem, das zuerst gründlich herausarbeitet, was sich für eine Organisation lohnt und was nicht. Dies wäre ohne die Bemühungen der Schlüsselmitglieder des Teams in der Projektinitiierungsphase nicht möglich.

Prinzipien

Die folgenden Prinzipien spielen eine wesentliche Rolle in dieser Management-Aktivität:

Übersetzt von Fabian Gregori