Η συγκεκριμένη δραστηριότητα διαχείρισης ανήκει στην ομάδα Αρχικοποίηση έργου. Οι ομάδες αυτές δραστηριοτήτων τρέχουν στη αρχή για να μας προετοιμάσουν για το έργο.

Σε αυτό το σημείο, ο project manager στέλνει τα έγγραφα του έργου στον χορηγό του έργου, και ο χορηγός λαμβάνει την απόφαση go/no-go. Για να ληφθεί η συγκεκριμένη απόφαση,ο χορηγός μπορεί να χρειαστεί να συζητήσει το έργο με άλλους που λαμβάνουν αποφάσεις στον οργανισμό, όπως τον νομικό διαχείρισης χαρτοφυλακίου, αλλά εναπόκειται στον χορηγό να αποφασίσει πως θα το κάνει αυτό και όχι στον project manager.

Στην περίπτωση που υπάρχει εξωτερικός πελάτης και απαιτείται απάντηση σε πρόταση, επιπρόσθετα στη λήψη της go/no-go απόφασης εσωτερικά, θα πρέπει η πρόταση να αποσταλεί και στον πελάτη και να περιμένουμε από αυτούς να επιλέξουν τον προμηθευτή τους και να δώσουν την απόφαση go/no-go. Η συγκεκριμένη δραστηριότητα διαχείρισης ολοκληρώνεται όταν υπογραφεί το συμβόλαιο, ή όταν υπάρχει άλλη νομική δέσμευση.

Εάν πρόκειται να έχουμε εξωτερικούς προμηθευτές και κάποιοι από αυτούς έχουν επιλεγεί στο A05, μπορεί να θέλουμε να υπόγράψουμε το συμβόλαιο με αυτούς τη συγκεκριμένη χρονική στιγμή. Επιπρόσθετοι εξωτερικοί προμηθευτές μπορεί να επιλεγούν και τα συμβόλαια να υπογραφούν αργότερα, πάνω σε αυτή τη βάση.

Σκοπός

Έργα τα οποία έχουν εξωτερικούς προμηθευτές πάντα έχουν ξεκάθαρες go/no-go αποφάσεις, αλλά τα εσωτερικά έργα κάποιες φορές στερούνται αυτού του βήματος και απλά υπάρχουν χωρίς κάποια ξεκάθαρη απόφαση. Είναι σημαντικό να γίνει αυτό μια ξεκάθαρη πύλη για το έργο και να υπάρχουν κατάλληλες υπογραφές και δεσμέυσεις πριν να προχωρήσουμε.

Από την άλλη, κάποιες εταιρείες απλά επενδύουν σε οποιοδήποτε έργο όσο υπάρχουν διαθέσιμοι πόροι. Αυτή η δραστηριότητα διαχείρισης υπάρχει στο τέλος μιας αλυσίδας δραστηριοτήτων που προσπαθούν να το μετατρέψουν σε μια εκπαιδευμένη απόφαση βασισμένη στην αιτιολόγηση του έργου.

Συχνές Παγίδες

Κάθε οργανισμός που ασχολείται με έργα θα πρέπει να έχει ενα σύστημα διαχείρισης χαρτοφυλακίου που να αξιολογεί και να επιλέγει τα έργα με ένα ολιστικό τρόπο, συμβατό με τις στρατηγικές του οργανισμού, και με έναν ισορροπημένο τρόπο. Πολλά από τα προβλήματα που αποδίδονται στα συστήματα διαχείρισης έργων έχουν τις ρίζες τους στη διαχείριση χαρτοφυλακίου; π.χ., ύπαρξη πολλών έργων το ίδιο χρονικό διάστημα.

Επιβεβαιώστε ότι καθένας καταλαβαίνει ότι μια no-go απόφαση δεν είναι αποτυχία; είναι ένα σημάδι ύπαρξης ενός επιτυχημένου συστήματος που καταλαβαίνει τι δεν είναι ευεργετικό για τον οργανισμό, και αυτό δε θα είναι πιθανό χωρίς την προσπάθεια από τα μέλη κλειδιά της ομάδας στην ομάδα εργασίας αρχικοποίησης του έργου.

Aρχές

Οι παρακάτω αρχές παίζουν σημαντικό ρόλο σε αυτη τη δραστηριότητα διαχείρισης:

Μεταφράστηκε από Αργυρίου Θεόδωρος