V tomto bodě projektový manažer posílá projektové dokumenty sponzorovi a sponzor učiní rozhodnutí pokračovat/ukončit. Pro toto rozhodnutí může sponzor potřebovat prodiskutovat projekt s ostatními, kteří rozhodují v organizaci, například s úrovní správy portfolia – ovšem je na sponzorovi, nikoliv na projektovém manažerovi, aby určil, jak to provede.

Pokud máte externího zákazníka a odpovídáte na žádost o předložení nabídky, měli byste kromě interního rozhodnutí pokračovat/ukončit poslat nabídku zákazníkovi a počkat, aby si vybral dodavatele, a předal vám finální rozhodnutí pokračovat/ukončit. Táto řídící aktivita je ukončená, jakmile je podepsaná smlouva, nebo jakmile máte k dispozici jiný právně závazný nástroj.

Pokud budete mít externí dodavatele a někteří z nich byli vybráni v A05, můžete s nimi chtít podepsat v tomto bodě smlouvu. Dodateční externí dodavatelé mohou být vybráni a smlouvy s nimi podepsané později ad hoc.

Účel

Projekty, které mají externí zákazníky, mají vždy jasné pokračovat/ukončit rozhodnutí, ale interním projektům někdy tento krok chybí a vloudí se do existence bez jasného rozhodnutí. Je důležité učinit toto rozhodnutí jasnou bránou pro projekt a získat potřebné podpisy a závazky předtím, než budeme pokračovat.

Na druhé straně některé organizace jen investuji do jakéhokoliv projektu, dokud mají dostupné zdroje. Tato řídící aktivita je na konci řetězce aktivit, jehož záměrem je přeměnit ji na informované rozhodnutí založené na zdůvodnění projektu.

Obvyklé pasti

Každá organizace, která pracuje s projekty, potřebuje mít systém správy portfolia, který vyhodnocuje a vybírá projekty holistickým způsobem, je vyvážený a slučitelný se strategiemi organizace. Mnohé z problémů připisovaných projektovému řízení mají kořeny ve správě portfolia, např. že máte příliš mnoho projektů současně.

Zajistěte, aby každý rozuměl tomu, že rozhodnutí ukončit projekt není selhání. Je to důkaz toho, že máme úspěšný systém, který rozumí tomu, co není pro organizaci přínosné. To by nebylo možné bez úsilí klíčových členů týmu ve skupině aktivit iniciace projektu.

Principy

V rámci této řídící aktivity sehrávají důležitou roli následující principy:

Do češtiny přeložili Jan Brada a Štefan Ondek