D01 - Řiďte rizika, otevřené body a požadavky na změny

Měli bychom řídit rizika, otevřené body a požadavky na změny proaktivně. Jakmile identifikujete novou položku, měli byste ji ihned zaznamenat do registru následných akcí. Potom přiřaďte její následné aktivity správci (jednomu z členů týmu) a začněte připravovat reakci na ni. Aby jste identifikovali rizika a otevřené body, musíte být neustále v kontaktu s členy týmu a dalšími dotčenými stranami.

S odpověďmi na položky můžete získat pomoc od jiných členů týmu nebo dokonce od externích účastníků. V komplikovaných případech můžete shromáždit celý tým a zorganizovat workshop, na kterém všichni navrhnou kolektivní odpověď s využitím moudra davu. V kritických případech byste měli zapojit také sponzora a nechat ho schválit váš reakční plán.

Šablona registru následných akcí

Účel

Hlavním cílem je proaktivně reagovat na rizika, otevřené body a změnové požadavky na místo vyčkávání, že se vyřeší automaticky. To nám poskytne kontrolu a možnost dosáhnout nejlepších výsledků.

Spoléhat se na naši paměť nebo nestrukturované poznámky spotřebuje příliš mentální energie a zahrnuje riziko, že na něco zapomeneme. Proto je ideální mít jednoduchý registr a disciplinovaně do něj zapisovat položky hned, jak jsou identifikované.

Správa všech položek zabere příliš mnoho času a energie, proto jim musíte přiřadit správce. Kromě rozdělení práce na více osob tím také napomáháte sladit všechny účastníky se stejným cílem.

Obvyklé pasti

Následující úvahy vám mohou pomoci vyhnout se některým z častých pastí v této řídící aktivitě:

• Nepřidávejte do registru následných akcí příliš mnoho hodnotících informací.
• Abyste zajistili, že všechny položky budou vhodným způsobem uzavřeny, můžete definovat krajní hodnoty a zavázat sebe i ostatní uzavírat je v tomto rozsahu.
• Vyhněte se obecným, nerealizovatelným reakcím. Reakci musí být možné implementovat a správcem ji změřit.
• Nevěnujte všechen svůj čas hašení požárů (řízení otevřených bodů) aniž byste věnovali pozornosti i rizikům, protože neřízená rizika jsou významným zdrojem budoucích otevřených bodů.

Principy

V rámci této řídící aktivity sehrávají důležitou roli následující principy:

• NUP2: Chraňte a optimalizujte energii a zdroje.
• NUP3: Vždy buďte proaktivní.
• NUP4: Pamatujte, že řetěz je jen tak silný, jako jeho nejslabší článek.
• NUP5: Nedělejte nic bez jasného účelu.

Do češtiny přeložili Jan Brada a Štefan Ondek