D01 - Upravljaj tveganja, probleme in zahteve po spremembah

Tveganja, probleme in zahteve po spremembah bi morali upravljati proaktivno. Ko prepoznate spremembo, tveganje ali problem, ga takoj zapišite v register nadaljevalnih ukrepov. Nato dodelite svoje nadaljnje aktivnosti skrbniku (enemu od članov ekipe) in začnite načrtovati odzive. Nenehno morate biti v stiku s člani skupine in drugimi deležniki na projektu, da ugotovite tveganja in probleme.

Odgovor na tveganja in probleme lahko dobite tudi od drugih članov skupine ali celo zunanjih deležnikov na projektu. V zapletenih primerih lahko zberete celotno ekipo in za vse organizirate delavnico, na kateri bodo predlagali skupni odgovor ali odziv na tveganja in probleme z uporabo modrosti množice. V kritičnih primerih morate vključiti tudi sponzorja in poiskati njegovo odobritev za vaš načrt odziva.

Predloga registra nadaljevalnih ukrepov

Namen

Glavni cilj je, da se na tveganja, težave in zahteve po spremembah odzovemo proaktivno, namesto da jih pustimo prostemu reševanju. To nam bo omogočilo nadzor in možnost najboljših rezultatov.

Zanašanje na spomin ali na nestrukturirane zapiske vzame preveč duševne energije, obenem pa se pojavlja tveganje, da se pozabi na nekatera tveganja ali probleme. Zato je najbolje imeti preprost register in samodisciplino za dokumentiranje tveganj ali problemov, takoj ko so zaznani.

Upravljanje vseh tveganj in problemov terja preveč časa in energije, zato morate dodeliti skrbnike. Poleg širjenja dela pomaga tudi pri usklajevanju vseh z istim ciljem.

Pogoste nevarnosti

Če se želite izogniti nekaterim najpogostejšim težavam na tem področju, upoštevajte slednje:

• Ne dodajajte preveč podatkov o oceni v register za spremljanje sprememb.
• Če želite zagotoviti, da so vsi elementi pravilno zaključeni, lahko določite pragove in zavežete sebe in druge, da zaključijo postavke znotraj tega praga.
• Izogibajte se splošnim, nedejavnim odzivom. Odgovori morajo biti nekaj, kar lahko ekipa izvede in skrbnik izmeri.
• Ne porabite ves svoj čas za gašenje (obvladovanje težav), ne da bi bili pozorni na tveganja, saj so neobvladljiva tveganja glavni vir prihodnjih težav.

Načela

Sledeča načela igrajo pomembno vlogo v tej aktivnosti upravljanja:

• NUP2: Varčuj in optimiziraj porabo energije in virov.
• NUP3: Vedno bodi proaktiven.
• NUP4: Veriga je vedno močna le toliko kot je močan njen najšibkejši člen.
• NUP5: Ničesar ne naredi brez jasnega namena.

Prevedel Filip Baumgartner