Wij moeten risico’s, problemen en wijzigingsverzoeken proactief beheren. Wanneer u een nieuw item identificeert, noteer het dan onmiddellijk in het follow-upregister. Wijs vervolgens de follow-up activiteiten toe aan een van de teamleden. Begin met het plannen van reacties voor het item. U moet voortdurend in contact staan met teamleden en andere belanghebbenden om risico’s en problemen te identificeren.

U kunt hulp krijgen van andere teamleden of zelfs externe belanghebbenden om te reageren op items. In gecompliceerde gevallen kunt u het hele team bijeenroepen en een workshop faciliteren om samen een antwoord voor te stellen met behulp van de wijsheid van de massa. In kritieke gevallen kunt u ook de sponsor erbij betrekken en goedkeuring vragen voor uw reactieplan.

Follow-upregister template

Doel

Het belangrijkste doel is om proactief te reageren op alle risico’s, problemen en wijzigingsverzoeken in plaats van ze automatisch te laten oplossen. Door dit te doen krijgent u controle en de mogelijkheid om de beste resultaten te behalen.

Vertrouwen op uw geheugen of op ongestructureerde notities kost te veel mentale energie en brengt het risico met zich mee dat zaken vergeten worden. Daarom is het beter om een eenvoudig register te hebben, en de discipline te hebbenom items te noteren zodra ze worden geïdentificeerd.

Het kost te veel tijd en energie om alle items te beheren. Daarom moet u ze toewijzen aan teamleden. Naast het verdelen van het werk, helpt het ook om iedereen op hetzelfde doel af te stemmen.

Veelvoorkomende valkuilen

De volgende overwegingen kunnen u helpen enkele van de veel voorkomende valkuilen te vermijden:

Voeg niet te veel beoordelingsinformatie toe aan het follow-upregister – dat werkt averechts.
Om ervoor te zorgen dat alle items correct worden afgesloten, kunt u marges definiëren, en uzelf en de anderen verplichten om items binnen die marges af te sluiten.
Vermijd algemene, niet-actiegerichte antwoorden. Het team moet reacties kunnen implementeren en de persoon die verantwoordelijk is voor de follow-up van het item moet reacties kunnen meten.
Besteed niet al uw tijd aan brandjes blussen (het beheren van problemen) zonder aandacht te besteden aan risico’s. Onbeheerde risico’s zijn een belangrijke bron van toekomstige problemen.

Uitgangspunten

De volgende principes spelen een belangrijke rol bij deze beheersactiviteit:

Vertaald door Paul Vermeylen en Willem Van Mulders