Nous devons gérer les risques, les problèmes et les demandes de changement de manière proactive. Lorsque vous identifiez un nouvel élément, vous devez l’enregistrer immédiatement dans le Registre de suivi. Ensuite, attribuez ses activités de suivi à un gardien (l’un des membres de l’équipe) et commencez à planifier ses réponses. Vous devez être en contact permanent avec les membres de l’équipe et les autres parties prenantes pour identifier les risques et les problèmes.

Vous pouvez obtenir de l’aide d’autres membres de l’équipe, ou même de parties prenantes externes, pour répondre aux éléments. Dans les cas compliqués, vous pouvez rassembler toute l’équipe et animer un atelier pour les traiter afin de proposer une réponse collective en utilisant la sagesse de la foule. Dans les cas critiques, vous devez également impliquer le sponsor et obtenir son approbation pour votre plan d’intervention.

Modèle de Registre de suivi

Objectif

L’objectif principal est de répondre aux risques, aux problèmes et aux demandes de changement de manière proactive plutôt que de les laisser se résoudre automatiquement. Cela nous donnera le contrôle et la possibilité d’obtenir les meilleurs résultats.

Se fier à sa mémoire ou à des notes non structurées demande trop d’énergie mentale et fait courir le risque d’oublier des éléments. C’est pourquoi il est préférable d’avoir un registre simple et l’autodiscipline pour enregistrer les éléments dès qu’ils sont identifiés.

La gestion de tous les éléments prend trop de temps et d’énergie, et c’est pourquoi vous devez désigner des gardiens. En plus de répartir le travail, cela permet d’aligner tout le monde sur le même objectif.

Obstacles courants

Tenez compte des éléments suivants pour éviter certains des problèmes les plus courants dans ce domaine :

N’ajoutez pas trop d’informations d’évaluation au registre de suivi.
Pour vous assurer que tous les éléments sont adéquatement résolus, vous pouvez définir des limites et contraindre vous-même et les autres à les respecter.
Évitez les réponses génériques et sans action. Les réponses doivent pouvoir être mises en œuvre par l’équipe et mesurées par le gardien.
Ne passez pas tout votre temps à lutter contre les incendies (à gérer les problèmes) sans prêter attention aux risques, car les risques non gérés sont une source majeure de problèmes futurs.

Principes

Les principes suivants jouent un rôle important dans cette activité de gestion :

Traduit par Gregor NICOLAS
Revu par Nicolas de CHAMPRIS