Ne duhet të menaxhojmë rrisqet, çështjet dhe të ndryshojmë kërkesat në mënyrë proaktive. Kur identifikoni një çështje të re, duhet ta regjistroni menjëherë në regjistrin e monitorimit. Më pas, duhet të caktoni aktivitetet vijuese tek një supervizor(një nga anëtarët e ekipit) dhe menjëherë filloni të planifikoni përgjigjet mbi çështjen. Me rëndësi është që të jeni vazhdimisht në kontakt me anëtarët e ekipit dhe palët e tjera të interesuara për të identifikuar rrisqet dhe çështjet që mund të lindin.

Mund të këronii ndihmë nga anëtarë të tjerë të ekipit, apo edhe palë të jashtme të interesuara, për t’iu përgjigjur këtyre çështjeve . Në raste shumë të ndërlikuara, mund të mblidhni të gjithë ekipin dhe të mundësoni një bashkëbisedim me ta për të marrë një larmishmëri mendimesh wisdom of the crowd. Në raste kritike, është e udhës të përfshiheti edhe sponsori dhe të kërkoni miratimin e tij për planin tuaj mbi zgjidhjen e problemit.

Shablloni i regjistrimit te monitorimit

Qëllimi

Në menaxhimin ditor, qëllimi kryesor është t’u përgjigjemi rrisqeve, çështjeve të dryshme që mund të hasim dhe kërkesave për ndryshim në mënyrë aktive dhe jo t’i lëmë këto cështje të zgjidhen automatikisht. Menaxhim ditor aktiv, do të na japë kontrol mbi projektinl dhe mundëson rezultate më të mira.

Të bazohesh vetëm në kujtesë ose në shënime të pastrukturuara, kërkon shumë vëmendje mendore dhe përvec kësaj rrezikon të harroni cështjet me rëndësi, prandaj këshillohet të jeni të jeni të disiplinuar dhe të mbani shënime në një regjistër të thjeshtë.

Duhet shumë kohë dhe energji për të menaxhuar të gjithë cështjet, dhe kjo është arsyeja pse ju duhet të caktoni supervizorë. Përveç implementimit të praktikave të punës, ata ndihmmojë gjithashtu për t’i lidhur të gjitha hallkat për një qëllim..

Gabimet e zakonshme

Për të shmangur disa nga problemet më të zakonshme në këtë aktivitet menaxhimi, kini parasysh si vijon:

Mos shtoni shumë informacione vlerësuese në Regjistrin e Monitorimit.
Për të siguruar që të gjitha cështjet për diskutim, janë mbyllur siç duhet, ju mund të përcaktoni limite,duket detyruar edhe ekpin të operojë brënda këtyre limiteve.
Shmangni përgjigjet e përgjithshme, të panevojshme. Përgjigjet duhet të jenë konkrete dhe të zbateshme për ekipin por edhe të matshme për supervizorin.
Mos e shpenzoni të gjithë kohën tuaj për zgjidhjen e problematikave, pa i kushtuar vëmendje rrisqeve që mund t’ju paraqiten, pasi rrisqet e pamenaxhuara janë një burim kryesor i çështjeve problematike në të ardhmen.

Principet

Principet e meposhtme luajne nje rol te rendesishem ne kete aktivitet menaxherial:

Përkthyer nga: Eldisa Cirogu, Reina Qose, Ejon Dervishi, Genard Mata, Girda Brace