Powinniśmy proaktywnie zarządzać ryzykiem, zagadnieniami i wnioskami o zmiany. Po zidentyfikowaniu nowego elementu natychmiast zarejestruj go w Rejestrze Działań Dla Zidentyfikowanych Ryzyk i Zagadnień. Następnie przypisz opiekunowi (jednemu z członków zespołu) dalsze działania i rozpocznij planowanie reakcji na dany element. Bądź w stałym kontakcie z członkami zespołu i innymi interesariuszami, aby identyfikować ryzyka i zagadnienia.

Pomoc w planowaniu reakcji na zidentyfikowane ryzyka i/lub zagadnienia możesz uzyskać od innych członków zespołu, a nawet zewnętrznych interesariuszy. W skomplikowanych przypadkach możesz zebrać cały zespół i zorganizować warsztaty dla wszystkich, aby znaleźć wspólną reakcję wykorzystując mądrości tłumu. W sytuacjach krytycznych możesz również zaangażować sponsora i uzyskać jego zgodę na plan reakcji.

Szablon – Rejestr Działań Dla Zidentyfikowanych Ryzyk i Zagadnień

Cel

Głównym celem jest proaktywne reagowanie na ryzyka, zagadnienia i wnioski o zmiany, zamiast liczyć na ich samorozwiązanie. Zapewni nam to kontrolę i możliwość uzyskania najlepszych wyników.

Poleganie na własnej pamięci lub nieuporządkowanych notatkach wymaga zbyt wiele energii umysłowej i wiąże się z ryzykiem zapominania o różnych rzeczach. Dlatego najlepiej jest mieć prosty rejestr i samodyscyplinę, aby rejestrować poszczególne elementy, gdy tylko zostaną zidentyfikowane.

Zarządzanie wszystkimi elementami zajmuje zbyt wiele czasu i energii, dlatego należy wyznaczyć ich opiekunów. Oprócz rozłożenia pracy, pomaga to również zapewnić, by wszyscy działali zgodnie z ustalonym celem.

Najczęstsze pułapki

Aby uniknąć najczęstszych problemów w tym obszarze, rozważ poniższe kwestie:

Nie dodawaj zbyt wielu informacji o ocenie do rejestru dalszych działań.
Aby upewnić się, że wszystkie elementy są prawidłowo zamykane, warto zdefiniować ograniczenia i zobowiązać siebie i innych do zamykania elementów w ramach tych ograniczeń.
Unikaj reakcji ogólnych, trudnych do zastosowania w działaniach. Odpowiedzi muszą być czymś, co zespół może wdrożyć, a opiekun może zmierzyć.
Nie poświęcaj całego czasu na gaszenie pożarów (zarządzanie zagadnieniami) ignorując ryzyko, ponieważ niezarządzane ryzyko jest głównym źródłem przyszłych problemów.

Zasady

Następujące zasady odgrywają znaczącą rolę w działaniach z zakresu zarządzania:

Przetłumaczone przez Groch Waldemar, Jerzy Stawicki, Elżbieta Kotelnicka.