To działanie zarządcze należy do grupy działań Inicjowanie projektu. Działania z tej grupy są realizowane na początku projektu w celu przygotowania się do jego rozpoczęcia.

W celu stworzenia hierarchicznego podziału elementów składowych produktu, czyli przedmiotów dostawy, należy przeprowadzić warsztaty. W razie potrzeby przedmioty dostawy można opatrzyć krótkimi opisami, aby wyjaśnić ich zakres, jakość lub inne ważne czynniki. Te informacje należy zapisać w Mapie Przedmiotów Dostawy, która może mieć dowolny format, np. mapy myśli.

Mapę Przedmiotów Dostawy można rozwinąć poprzez uwzględnienie zależności między jej elementami. Gdy istnieje wiele zależności, elementy można zaplanować na podstawie ich wzajemnych współzależności i szacowanego czasu trwania, natomiast gdy zależności jest niewiele, elementy można uszeregować według odpowiedniego zestawu kryteriów i wybierać do wykonania na podstawie priorytetów i improwizacji, raczej niż harmonogramu. Wiele projektów może skorzystać z zastosowania podejścia opartego na zależnościach dla wyższych poziomów, a dla niższych poziomów - podejścia opartego na priorytetach.

Jeśli wcześniej zrealizowano podobny projekt, warto sprawdzić jego archiwum i wykorzystać zawarte tam informacje do przygotowania lepszej Mapy Przedmiotów Dostawy.

W oparciu o opracowanie Mapy Przedmiotów Dostawy konieczne może być również wprowadzenie zmian w Opisie Projektu.

Szablon - Opis Projektu

Cel

Chociaż Opis Projektu jest kluczowy i zawsze należy się do niego stosować, jest on abstrakcyjny i trudny do wykorzystania w codziennej pracy. Mapa Przedmiotów Dostawy wypełnia tę lukę, tworząc stosunkowo konkretny zasób, który sprawia, że zakres projektu jest jaśniejszy. Jest to również serce tego, co staje się formą harmonogramu projektu, który z kolei jest zasobem pomagającym zdecydować, co robić dalej i jak mierzyć postępy.

Typowe pułapki

Podczas tworzenia Mapy Przedmiotów Dostawy praktycy często myślą o „pracy” zamiast o „przedmiotach dostawy”. Warsztaty należy moderować w sposób, który pomoże wszystkim skupić się na przedmiotach dostawy, niezależnie od wymaganej pracy. W tym celu dobrym pomysłem jest używanie fraz rzeczownikowych zamiast czasownikowych do nazywania przedmiotów dostawy. Czasami pomocne może być również użycie mapy myśli, ponieważ stanowi ona wizualizację hierarchii budowanych elementów.

Pryncypia

Następujące pryncypia odgrywają znaczącą rolę w działaniach z zakresu zarządzania:

Przetłumaczone przez Groch Waldemar, Jerzy Stawicki, Elżbieta Kotelnicka. Edition: Maciej Czuchra.