To działanie z zakresu zarządzania należy do grupy Zarządzanie cotygodniowe, która jest grupą czynności wykonywanych na początku każdego tygodnia.

Mierz zaawansowanie prac projektu w porównaniu z jego celami i przygotuj realistyczne prognozy dotyczące parametrów projektu (np. czasu i kosztów). Przygotuj jeden lub kilka raportów, koncentrujących się na prognozach, wyślij je do różnych interesariuszy oraz skontaktuj się z nimi i upewnij się, że otrzymali i zrozumieli raport.

Sprawdź listę interesariuszy w Opisie Projektu i upewnij się, że każdy z nich otrzymał właściwy raport. Jeśli stwierdzisz, że aktualny format raportu nie jest odpowiedni dla konkretnego interesariusza, zmodyfikuj format raportu lub zaprojektuj nowy i dodaj tę informację do listy interesariuszy.

Cel

Głównym celem jest zrozumienie, jakie jest zaawansowanie projektu w porównaniu z planowanymi jego parametrami i celami, umożliwiające jak najszybsze wyeliminowanie powstałych odchyleń. Drugim celem jest informowanie odpowiednich interesariuszy o statusie projektu, budujące zaufanie i zwiększające potencjał współpracy.

Najczęstsze pułapki

Weź pod uwagę poniższe kwestie, aby uniknąć najczęstszych pułapek dotyczących tego działania zarządczego:

Nie staraj się być zbyt dokładnym w mierzeniu – znajdź optymalny poziom dokładności i szczegółowości, który może służyć celowi mierzenia.
Uważaj na to, co mierzysz: wszystkie pomiary muszą dotyczyć parametrów projektu i jego celów, a nie na przykład ilości wydanych środków.
Przygotowuj raporty krótkie, proste, jasne i koncentrujące się pomiarze zaawansowania projektu. Jeśli wysłałeś szczegółowy raport do niektórych interesariuszy, upewnij się, że wysłałeś im także jego jednostronicową, skróconą wersję.

Zasady

Następujące zasady odgrywają znaczącą rolę w działaniach z zakresu zarządzania:

Przetłumaczone przez Groch Waldemar, Jerzy Stawicki, Elżbieta Kotelnicka.