To działanie z zakresu zarządzania należy do grupy Inicjacja projektu. Ta grupa działań jest prowadzona na początku, aby przygotować wszystkich do projektu.

W tym momencie kierownik projektu wysyła dokumenty projektowe do sponsora, a ten podejmuje decyzję o przyjęciu lub odrzuceniu projektu. W tym celu sponsor może być zmuszony do omówienia projektu z innymi decydentami w organizacji, takimi jak zarządzanie portfelem – ale to do sponsora należy określenie, jak to zrobić, a nie do kierownika projektu.

Jeśli masz klienta zewnętrznego i odpowiadasz na zapytanie ofertowe, to oprócz podjęcia wewnętrznej decyzji o zaakceptowaniu lub odrzuceniu oferty, powinieneś również wysłać ofertę do klienta i poczekać, aż sam wybierze dostawcę i przekaże ostateczną decyzję o zaakceptowaniu lub odrzuceniu oferty. Działanie z zakresu zarządzania dobiega końca w momencie podpisania umowy lub po wprowadzeniu innego prawnie wiążącego elementu.

Jeśli masz zewnętrznych dostawców, a niektórzy z nich zostali wybrani w A05, warto podpisać z nimi umowę na tym etapie. Dodatkowi dostawcy zewnętrzni mogą być wybrani później i wówczas należy podpisać z nimi umowy na zasadzie ad hoc.

Cel

Projekty, które mają klientów zewnętrznych, zawsze mają jasne decyzje akceptacji/odrzuceniu, ale w projektach wewnętrznych czasami nie ma tego kroku i po prostu wkradają się one w życie bez jasnej decyzji. Ważne jest, aby uczynić wyraźny punkt kontroli: akceptacja/odrzucenie projektu i uzyskać odpowiednie podpisy i zobowiązania przed kontynuowaniem działań.

Z drugiej strony, niektóre organizacje po prostu inwestują w każdy projekt, dopóki mają dostępne zasoby. Na końcu całego łańcucha aktywności znajduje się działanie zarządcze, które ma na celu podjęcie świadomej decyzji opartej na zasadności projektu.

Najczęstsze pułapki

Każda organizacja pracująca z projektami musi mieć system zarządzania portfelem, który ocenia i wybiera projekty w sposób holistyczny, zrównoważony i zgodny ze strategiami organizacji. Wiele problemów przypisywanych systemom zarządzania projektami ma swoje korzenie w zarządzaniu portfelem, np.

prowadzenie zbyt wielu projektów w tym samym czasie. Upewnij się, że wszyscy rozumieją, iż decyzja odmowna nie jest porażką; jest to oznaka posiadania skutecznego systemu, który rozumie, co nie jest korzystne dla organizacji i nie byłoby to możliwe bez wysiłku kluczowych członków zespołu w grupie działań inicjujących projekt.

Zasady

Następujące zasady odgrywają znaczącą rolę w działaniach z zakresu zarządzania:

Przetłumaczone przez Groch Waldemar, Jerzy Stawicki, Elżbieta Kotelnicka.