Deze managementactiviteit behoort tot de groep projectinitiatie. Deze groep activiteiten wordt aan het begin uitgevoerd om ons voor te bereiden op het project.

Op dit punt stuurt de projectmanager de projectdocumenten naar de sponsor, en de sponsor neemt een go/no-go-beslissing. Om deze beslissing te nemen kan het nodig zijn dat de sponsor het project bespreekt met andere beslissers in het bedrijf, zoals de portfolio management laag. Het is aan de sponsor en niet aan de project manager om te bepalen hoe dat te doen.

In het geval dat u een externe klant heeft en u reageert op een verzoek tot voorstel, zou u naast het maken van een go/no-go-beslissing intern, ook het voorstel naar de klant sturen en wachten tot zij hun leverancier selecteren en u de definitieve go/no-go-beslissing geven. Deze managementactiviteit is voltooid wanneer het contract is ondertekend, of wanneer een ander juridisch bindend element plaats gevonden heeft.

Als u externe leveranciers gaat hebben en sommige van hen zijn geselecteerd in A05, wilt u misschien nu het contract met hen ondertekenen. Bijkomende externe leveranciers kunnen later worden geselecteerd en contracten worden ondertekend op een ad hoc basis.

Doel

Projecten met externe klanten hebben altijd duidelijke go/no-go-beslissingen, maar interne projecten missen soms deze stap en projecten sluipen gewoon de organisatie binnen zonder een duidelijke beslissing. Het is belangrijk om een duidelijk beslissingsmoment voor het project te organiseren en de juiste handtekeningen en verbintenissen te hebben voordat u verder gaat.

Aan de andere kant investeren sommige bedrijven gewoon in elk project zolang ze middelen beschikbaar hebben. Deze managementactiviteit staat aan het eind van een keten van activiteiten die proberen er een weloverwogen beslissing van te maken, gebaseerd op de rechtvaardiging van het project.

Veel voorkomende valkuilen

Elk bedrijf dat met projecten werkt, moet een systeem voor portefeuillebeheer hebben. Dit systeem moet de projecten op holistische wijze evalueren en selecteren op een manier die evenwichtig is en compatibel is met de strategieën van het bedrijf. Veel van de problemen die worden toegeschreven aan projectmanagementsystemen hebben hun oorsprong in portfoliomanagement. Een reden kan bijvoorbeeld zijn dat er te veel projecten tegelijk zijn.

Zorg ervoor dat iedereen begrijpt dat een no-go-beslissing geen mislukking is. Dit betekent juist dat u een succesvol systeem heeft dat begrijpt wat niet gunstig is voor het bedrijf. Deze conclusie kan niet getrokken worden zonder de inspanning van de belangrijkste teamleden in de projectinitiatie-activiteitengroep.

Uitgangspunten

De volgende principes spelen een belangrijke rol bij deze beheersactiviteit:

Vertaald door Paul Vermeylen en Willem Van Mulders