Voer een gerichte communicatie

Deze managementactiviteit behoort tot de post-projectbeheer activiteitengroep: een 3 tot 6 maanden durende cyclus van activiteiten die start na afloop van het project en 1 tot 5 jaar doorloopt. Deze activiteitengroep kan worden samengevoegd met die van andere voltooide projecten in een centraal portfoliomanagementsysteem.

Dezelfde persoon die de sponsor van het project was, is verantwoordelijk voor deze cyclus, tenzij deze verantwoordelijkheid aan iemand anders wordt overgedragen.

Stuur een kort bericht om de gerealiseerde voordelen van het project en de plannen voor het verbeteren ervan aan te kondigen. U kunt ervoor kiezen om deze informatie met een kleine groep geautoriseerde mensen in het bedrijf, bijvoorbeeld managers en directeuren. Maar het verdient de voorkeur om de informatie met iedereen te delen.

Doel

Dit is een voortdurende herinnering voor de ontvangers dat projecten in hun voordeel worden gedaan. Zo kunnen zij er rekening mee houden in hun huidige en toekomstige projecten.

Veel voorkomende valkuilen

Het kan u helpen om het volgende in overweging nemen om enkele van de meest voorkomende problemen te vermijden:

Beschouw niet alles als vertrouwelijk en deel de informatie met het hele bedrijf als dat mogelijk is.
Houd de boodschap kort en duidelijk.
Als u verantwoordelijk bent voor meerdere kleine projecten, kunt u de verslagen samenvoegen tot één verslag. Zorg er wel voor dat elk project aan bod komt.

Uitgangspunten

De volgende principes spelen een belangrijke rol bij deze beheersactiviteit:

Vertaald door Paul Vermeylen en Willem Van Mulders