Projectinitiatie Maandelijkse initiatie Wekelijks beheer Dagelijks beheer Maandelijkse afsluiting Projectafsluiting Post-projectbeheer Benoemde sponsor A01 Benoem deprojectmanager A02 Benoem debelangrijkste teamleden A03 Beschrijfhet project A04 Identificeer en planopleveringen A05 Identificeer enplan reacties op risico's A06 Laat de projectinitiatiebeoordelen door vakgenoten A07 Neem eengo/no-go-beslissing A08 Lanceer het project A09 Voer eengerichte communicatie A10 Herzie en verfijnde plannen B01 Laat de maandelijkse cyclusdoor collega's beoordelen B02 Neem eengo/no-go-beslissing B03 Lanceer demaandelijkse cyclus B04 Voer eengerichte communicatie B05 Prestaties metenen rapporteren C01 Plan reactiesop afwijkingen C02 Lanceer dewekelijkse cyclus C03 Voer eengerichte communicatie C04 Beheer risico's, problemenen wijzigingsverzoeken D01 Accepteervoltooide opleveringen D02 Evalueer de tevredenheidvan de belanghebbenden E01 Leg lessen en plannenvoor verbeteringen vast E02 Voer eengerichte communicatie E03 Het productoverhandigen F01 Evalueer de tevredenheidvan de stakeholders F02 Laat de projectafsluiting groepdoor collega's beoordelen F03 Archiveer deprojectdocumenten F04 Feest vieren! F05 Voer eengerichte communicatie F06 Evalueerde voordelen G01 Nieuwe ideeëngenereren G02 Voer eengerichte communicatie G03

F04 - Archiveer de projectdocumenten

Deze managementactiviteit behoort tot de Projectafsluiting groep. Deze activiteitengroep wordt uitgevoerd wanneer het product van het project is voltooid, of wanneer u besluit het project te annuleren.

Nu we het einde van het project naderen, is het tijd om alle projectdocumenten te archiveren.

Doel

Het archief moet veilig zijn en beschikbaar zodat geautoriseerde mensen het in de toekomst kunnen raadplegen. Zo kunnen ze de verzamelde informatie altijd gebruiken in hun projecten en hoeven ze niet het wiel opnieuw uit te vinden. Het portfoliomanagementsysteem kan deze informatie in de toekomst ook nodig hebben voor een meer gedetailleerde analyse van de voorbije projecten.

Veel voorkomende valkuilen

Hieronder volgen enkele van de belangrijkste zaken waarmee rekening moet worden gehouden:

Een veel voorkomend probleem met documenten is bovendien dat de tekst niet duidelijk genoeg is, en alleen mensen die actief met de documenten werken ze op het juiste moment en met de juiste context kunnen begrijpen. Zorg ervoor dat alle documenten duidelijk en eenvoudig zijn, op zo’n manier dat iedereen die niet bekend is met de exacte context van het project ze kan begrijpen. Deze strategie helpt u ook tijdens lange projecten, aangezien het heel gebruikelijk is dat de interne stakeholders na een paar maanden moeite hebben om hun eigen documenten te begrijpen.

Uitgangspunten

De volgende principes spelen een belangrijke rol bij deze beheersactiviteit:


Vertaald door Paul Vermeylen en Willem Van Mulders



⊚ De manual in PDF downloaden

⊚ Het schema downloaden


Bedankt dat u uw mening met ons wilt delen. Let op het volgende:

  • Schrijf het kort en duidelijk.
  • Voel u vrij om te schrijven in de taal die u verkiest.
  • Als u meerdere suggesties heeft, gelieve deze afzonderlijk in te dienen.

Als uw suggesties tot een positieve verbetering leiden, zullen wij u graag vermelden als een bijdrager (als u ons uw naam en e-mailadres in dit formulier vermeldt).



Om u te onderscheiden van bots op het Web, verzoeken wij u hieronder het aantal P3.express activiteitsgroepen in te voeren.


Als u wilt, kunt u uw naam en e-mailadres met ons delen, voor het geval we met u moeten praten over uw reactie, of u krediet moeten geven als bijdrager:





It's best to use micro.P3.express instead of the regular P3.express if you have micro-projects with approximately 1 to 7 team members.