Diese Managementaktivität gehört zur Phase Projektabschluss. Diese Gruppe von Aktivitäten wird durchgeführt, wenn das Ergebnis des Projektes erfolgreich fertiggestellt wurde oder wenn das Projekt abgebrochen wird.

Da es jetzt auf das Ende des Projekts zugeht, ist es an der Zeit, alle Projektdokumente zu archivieren.

Zweck

Das Archiv sollte sicher und auch in der Zukunft verfügbar sein. Befugte Personen sollen zukünftig die Informationen zu diesem Projekt einsehen können, um sie für ihre eigenen Projekte zu verwenden. Auch das Portfoliomanagement könnte Zugriff auf die Dateien benötigen, falls in der Zukunft eine detaillierte Analyse von vergangenen Projekten durchgeführt werden soll.

Übliche Fallstricke

Stelle wenn möglich sicher, dass das gesamte Archiv sich nur an einem Ort befindet.
Stelle sicher, dass das Archiv schreibgeschützt ist.
Stelle sicher, dass es ein Backup-System gibt, sodass das Archiv nicht verloren gehen kann.
Stelle sicher, dass nur befugte Personen Zugriff auf das Archiv haben.

Es kommt oft vor, dass der Text in den Dokumenten nicht klar genug ist und nur von Personen verstanden werden kann, die auch am Projekt mitgearbeitet haben. Stelle sicher, dass alle Dokumente klar und deutlich formuliert sind, damit auch Dritte die Inhalte des Projekts gut nachvollziehen und verstehen können. Diese Strategie hilft Dir auch bei längeren Projekten, denn oft haben interne Stakeholder:innen nach ein paar Monaten Schwierigkeiten, ihre eigenen Dokumente zu verstehen.

Prinzipien

Die folgenden Prinzipien spielen eine wesentliche Rolle in dieser Management-Aktivität:

Übersetzt von Fabian Gregori