Η συγκεκριμένη δραστηριότητα διαχείρισης ανήκει στην ομάδα Κλείσιμο Έργου. Αυτή η ομάδα δραστηριοτήτων εκτελείται όταν το προιόν του έργου έχει ολοκληρωθεί, ή όταν αποφασίσετε να ακυρώσετε το έργο.

Τώρα που πλησιάζουμε το τέλος του έργου, είναι ώρα να αρχειοθετήσουμε όλα τα έγγραφα του έργου.

Σκοπός

Το αρχείο θα πρέπει να είναι ασφαλές και διαθέσιμο σε εξουσιοδοτημένους ανθρώπους στο μέλλον, έτσι ώστε να μπορούν να χρησιμοποιήσουν τη συγκεκριμένη πληροφορία στα έργα τους αντί να ανακαλύπτουν πάλι τον τροχό. Το σύστημα διαχείρισης χαρτοφυλακίου μπορεί επίσης να χρειαστεί να ελέγξει αυτή την πληροφορία στο μέλλον για πιο λεπτομερή ανάλυση των παρελθοντικών έργων.

Συχνές Παγίδες

Τα παρακάτω είναι μερικά από τα πιο σημαντικά πράγματα που θα πρέπει να προσεχθούν:

Όταν είναι δυνατόν, διασφαλίστε ότι το αρχείο βρίσκεται σε ένα μόνο μέρος και ότι τα έγγραφα δεν είναι διασπαρμένα.
Διασφαλίστε ότι το αρχείο είναι μόνο για ανάγνωσμα (read-only).
Διασφαλίστε ότι υπάρχει ένα κατάλληλο back up σύστημα και ότι το αρχείο δε θα χαθεί.
Διασφαλίστε ότι το αρχείο είναι ασφαλές, και ότι μόνο τα εξουσιοδοτημένα άτομα έχουν πρόσβαση σε αυτό.

Επιπρόσθετα, ένα κοινό πρόβλημα με τα αρχεία είναι ότι το κείμενο δεν είναι αρκετά ξεκάθαρο, και ότι μόνο τα άτομα που δουλεύουν ενεργά με αυτά τα έγγραφα μπορούν να τα καταλάβουν την κατάλληλη στιγμή και με το σωστό περιεχόμενο. Διασφαλίστε ότι όλα τα έγγραφα είναι απλά και ξεκάθαρα, με τέτοιο τρόπο έτσι ώστε ο καθένας που δεν είναι εξοικειωμένος με το ακριβές περιεχόμενο του έργου να μπορεί να τα καταλάβει. Η στρατηγική αυτή βοηθάει επίσης και εσάς κατά τη διάρκεια μεγάλων έργων, αφού συμβαίνει συχνά οι εσωτερικοί εμπλεκόμενοι να έχουν δυσκολία να καταλάβουν τα δικά τους έγγραφα μετά από μερικούς μήνες.

Aρχές

Οι παρακάτω αρχές παίζουν σημαντικό ρόλο σε αυτη τη δραστηριότητα διαχείρισης:

Μεταφράστηκε από Αργυρίου Θεόδωρος