Η συγκεκριμένη δραστηριότητα διαχείρισης ανήκει στην ομάδα Αρχικοποίηση έργου. Οι ομάδες αυτές δραστηριοτήτων τρέχουν στη αρχή για να μας προετοιμάσουν για το έργο.

Σε αυτό το σημείο, ο project manager ξεκινά να φτιάχνει την ομάδα του έργου. Ενώ το έργο δεν έχει ακόμη εγκριθεί, και η υλοποίηση του δεν έχει ξεκινήσει, τα μέλη κλειδιά της ομάδας απαιτούνται τώρα έτσι ώστε να ολοκληρωθεί η ομάδα αρχικοποίησης του έργου. Οι επιλογές αυτές δεν είναι προκαταρκτικές και οι ίδιοι άνθρωποι που επιλέχθησαν σε αυτό το σημείο, αναμένεται να είναι και τα μέλη κλειδιά της ομάδας όταν ξεκινήσει η υλοποίηση του έργου.

Τα μέλη κλειδιά της ομάδας που πιθανόν απαιτούνται σε αυτό το σημείο είναι:

Τα μέλη της ομάδας διαχείρισης
Οι ηγέτες (leaders) των ομάδων (για εσωτερικές ομάδες παραγωγής)
Οι project managers των προμηθευτών (για εξωτερικές ομάδες παραγωγής)
Κάποια από τα μέλη των τεχνικών ομάδων παραγωγής

Σκοπός

Ένας από τους σκοπούς της ομάδας αρχικοποίησης του έργου είναι η εκτίμηση της αιτιολόγησης του έργου, που θα χρησιμοποιηθεί για να αποφασιστεί εαν είναι ή όχι καλή ιδέα να επενδύσουμε στο έργο. Η πληροφορία αυτή βασίζεται σε πλάνο υψηλού επιπέδου και ο σωστός σχεδιασμός απαιτεί τη συνεργασία μιας ευρείας κλίμακας ειδικών. Εάν δε γίνει σωστά, κάποια ευεργετικά έργα μπορεί να απορριφθούν και κάποια μη αιτολογημένα έργα μπορεί να επιλεγούν.

Συχνές Παγίδες

Μερικοί μπορεί να θεωρήσουν χάσιμο χρόνου την απασχόληση σε ένα έργο που μπορεί να μην υλοποιηθεί.Ο project manager θα πρέπει να διασφαλίσει ότι όλοι κατανοούν ότι αυτή είναι μια σημαντική επένδυση για τον οργανισμό, διότι επιτρέπει την επιλογή για επένδυση στα καλύτερα έργα. Ακόμη και αν το έργο δεν πρόκειται να υλοποιηθεί, οι κόποι δεν πάνε χαμένοι, διότι είναι αυτοί οι κόποι που έσωσαν τον οργανισμό από την επένδυση των πόρων του σε ενα μη αιτιολογημένο έργο.

Όταν έρχεται η ώρα της επιλογής υπαρχόντων ή πρόσληψης νέων ατόμων για το έργο,το σύστημα διακυβέρνησης του οργανισμού έχει εναν κύριο ρόλο. Είναι ευθύνη του χορηγού να επιτρέψει στον project manager να έχει σημαντικό ρόλο σε αυτήν την επιλογή.

Aρχές

Οι παρακάτω αρχές παίζουν σημαντικό ρόλο σε αυτη τη δραστηριότητα διαχείρισης:

Μεταφράστηκε από Αργυρίου Θεόδωρος