بایگانی باید امن بوده، در آینده در دسترس کارکنان مورد تایید باشد تا بتوانند از این اطلاعات در پروژه‌های خود استفاده کنند و اشتباه‌های قبلی تکرار نشوند. لازم به ذکر است که سیستم مدیریت سبد پروژه‌ها نیز ممکن است برای تحلیل دقیق‌تر پروژه‌ها در آینده به اطلاعات پروژه‌های قبلی احتیاج پیدا کند.

چالش‌های رایج

مهم ترین نکاتی که باید در نظر گرفته شوند عبارتند از:

در صورت امکان بایگانی در محل واحدی قرار بگیرد و فایل‌ها پراکنده نباشند.
اسناد بایگانی شده نباید قابل ویرایش باشند.
با به کارگیری یک سیستم پشتیبان‌گیری مناسب از نابودی اطلاعات بایگانی شده جلوگیری کنید.
بایگانی باید در مکانی امن قرار بگیرد تا فقط افراد مورد تایید به آن دسترسی داشته باشند.

علاوه بر موارد بالا، مشکلی رایج در مدارک و مستندات این است که متن آن‌ها به اندازه کافی واضح نیست و فقط برای کسانی که دایما با آن مدارک کار می‌کنند قابل فهم است. مطمئن شوید که مدارک ساده و قابل فهم هستند، طوری که حتی کسانی که با جزییات پروژه آشنا نیستند هم بتوانند مدارک را درک کنند. این رویکرد به خصوص در پروژه‌های طولانی مدت مفید خواهد بود، زیرا پس از گذشت چند ماه ممکن است حتی ذینفعان درون سازمانی نیز در درک مدارک خود دچار مشکل شوند.

اصول

اصول زیر در این فعالیت مدیریتی نقشی به سزایی دارند:

مترجمان، به ترتیب حروف الفبا: زینب آقابابایی، وحید آزادمنش، مهدی بهشتی، هیراد چهری، نوید فتحی، مهرزاد منصورزاده، عباس مقدسی