Această activitate de management aparține grupului Închiderea proiectului. Acest grup de activitate se face când produsul proiectului este complet sau când decideți să anulați proiectul.

Acum că ne apropiem de sfârșitul proiectului, este timpul să arhivăm toate documentele proiectului.

Scop

Arhiva ar trebui să fie în siguranță și disponibilă pentru persoanele autorizate în viitor, astfel încât să se poată folosi întotdeauna aceste informații în proiectele următoare în loc să se „reinventeze” roata. Sistemul de gestionare a portofoliului poate fi necesar astfel încât să se verifice aceste informații în viitor pentru o analiză mai detaliată a proiectelor anterioare.

Capcane frecvente

Următoarele sunt câteva dintre cele mai importante lucruri de luat în considerare:

Când este posibil, asigurați-vă că arhiva este într-un singur loc.
Asigurați-vă că arhiva este doar în statusul „citire”.
Asigurați-vă că există un sistem de back-up adecvat, astfel încât arhiva să nu se piardă.
Asigurați-vă că arhiva este sigură și numai persoanele autorizate au acces la ea.

În plus față de cele de mai sus, o problemă obișnuită cu documentele este că textul nu este suficient de clar și numai persoanele care lucrează activ cu documentele le pot înțelege la momentul și în contextul potrivit. Asigurați-vă că toate documentele sunt clare și simple, astfel încât oricine care nu este familiarizat cu contextul exact al proiectului să le poată înțeleagă. Această strategie vă ajută și în timpul proiectelor lungi, deoarece este foarte obișnuit ca părțile interesate interne să aibă dificultăți în înțelegerea propriilor documente după câteva luni.

Principii

Următoarele principii au un rol semnificativ în această activitate de management:

Tradus de Raul JURJ, Jan-Florin PANAITE si Daniel ORZATA.