A - Inițierea Proiectului
A01 - Desemnați Sponsorul Proiectului
A02 - Numiți Managerul Proiectului
A03 - Desemnați membrii echipei de bază a proiectului
A04 - Determinați Descrierea Proiectului
A05 - Identificați și planificați Harta Livrabilele
A06 - Identificați riscurile și planificați răspunsurile
A07 - Evaluați departamental inițierea proiectului
A08 - Luați decizia de a continua sau a înceta realizarea proiectului
B - Inițierea Lunară
B01 - Revizuiți și ajustați planurile proiectului
B02 - Evaluați departamental faza lunară
B03 - Luați decizia de a continua sau a înceta realizarea proiectului
C - Managementul Săptămâna
C01 - Măsurați și raportați performanța
C02 - Planificați răspunsurile pentru devierile de la indicatorii de performanță
D - Managementul Zilnic
E - Finalizarea Lunară
E01 - Evaluați satisfacția afiliaților proiectului
E02 - Documentați experiențele asimilate și planificați acțiunile de îmbunătățire
F - Finalizarea Proiectului
F02 - Evaluați satisfacția afiliaților proiectului
F03 - Evaluați departamental grupul de închidere a proiectului
G - Managementul Retrospectiv
F04 - Arhivați documentele proiectului
Această activitate de management aparține grupului Finalizarea Proiectului. Acest grup de activitate se face când produsul proiectului este complet sau când decideți să anulați proiectul.
Acum că ne apropiem de sfârșitul proiectului, este timpul să arhivăm toate documentele proiectului.
Obiectivul activității
Arhiva ar trebui să fie în siguranță și accesibilă pentru persoanele autorizate în viitor, astfel încât să se poată folosi întotdeauna aceste informații în proiectele următoare în loc să se ″reinventeze″ roata. Sistemul de gestionare a portofoliului poate fi de asemenea necesar, astfel încât să se verifice aceste informații în viitor pentru o analiză mai detaliată a proiectelor anterioare.
Capcane frecvente
Următoarele sunt câteva dintre cele mai importante lucruri de luat în considerare:
- Când este posibil, asigurați-vă că arhiva se află într-un singur loc fără legături externe
- Asigurați-vă că arhiva este furnizată doar cu accesul ″citire″.
- Asigurați-vă că există un sistem de recuperare adecvat astfel încât arhiva să nu se piardă.
- Asigurați-vă că arhiva este sigură și numai persoanele autorizate au acces la ea.
În plus față de cele de mai sus, o problemă obișnuită a documentelor este conținutul insuficient de clar iar prin urmare doar persoanele care lucrează activ cu aceste documente le pot înțelege la momentul și în contextul potrivit. Asigurați-vă că toate documentele sunt simple și clare astfel încât oricine care nu este familiarizat cu contextul proiectului să le poată înțeleagă. Această strategie vă ajută și în timpul proiectelor de lungă durată, deoarece este foarte obișnuit ca afiliații interni să aibă dificultăți în înțelegerea propriilor documente după câteva luni.
Principii aplicabile
Următoarele principii au un rol semnificativ în această activitate de management:
- NUP2: Conservați și optimizați energia și resursele.
- NUP5: Nu inițiați nici o activitate fără un scop bine definit.
- NUP6: Folosiți elemente reutilizabile.
Tradus de Raul JURJ, Jan-Florin PANAITE si Daniel ORZATA.