Această activitate de management aparține grupului Finalizarea Proiectului. Acest grup de activitate se face când produsul proiectului este complet sau când decideți să anulați proiectul.

Acum că ne apropiem de sfârșitul proiectului, este timpul să arhivăm toate documentele proiectului.

Obiectivul activității

Arhiva ar trebui să fie în siguranță și accesibilă pentru persoanele autorizate în viitor, astfel încât să se poată folosi întotdeauna aceste informații în proiectele următoare în loc să se ″reinventeze″ roata. Sistemul de gestionare a portofoliului poate fi de asemenea necesar, astfel încât să se verifice aceste informații în viitor pentru o analiză mai detaliată a proiectelor anterioare.

Capcane frecvente

Următoarele sunt câteva dintre cele mai importante lucruri de luat în considerare:

Când este posibil, asigurați-vă că arhiva se află într-un singur loc fără legături externe
Asigurați-vă că arhiva este furnizată doar cu accesul ″citire″.
Asigurați-vă că există un sistem de recuperare adecvat astfel încât arhiva să nu se piardă.
Asigurați-vă că arhiva este sigură și numai persoanele autorizate au acces la ea.

În plus față de cele de mai sus, o problemă obișnuită a documentelor este conținutul insuficient de clar iar prin urmare doar persoanele care lucrează activ cu aceste documente le pot înțelege la momentul și în contextul potrivit. Asigurați-vă că toate documentele sunt simple și clare astfel încât oricine care nu este familiarizat cu contextul proiectului să le poată înțeleagă. Această strategie vă ajută și în timpul proiectelor de lungă durată, deoarece este foarte obișnuit ca afiliații interni să aibă dificultăți în înțelegerea propriilor documente după câteva luni.

Principii aplicabile

Următoarele principii au un rol semnificativ în această activitate de management:

Tradus de Raul JURJ, Jan-Florin PANAITE si Daniel ORZATA.