Această activitate de management aparține grupului de activități Managementul Retrospectiv, un ciclu de trei până la șase luni de activități care începe după încheierea proiectului și continuă timp de unu până la cinci ani. Acest grup de activități poate fi combinat cu cel al altor proiecte finalizate într-un sistem centralizat de gestionare al portofoliului.

Aceeași persoană care a fost sponsorul proiectului este responsabilă și de acest ciclu, cu excepția cazului în care această responsabilitate este transferată formal altcuiva.

Sponsorul proiectului sau persoana cu o funcție echivalentă nominalizată de organizație ar trebui să se implice în fiecare fază a evaluării retrospective a proiectului măsurând beneficiile realizate.

Pe lângă beneficiile așteptate, sponsorul ar trebui să caute în mod activ beneficiile neașteptate, beneficiile potențiale și dezavantajele realizării proiectului.

Obiectivul activității

Ar trebui să evaluați beneficiile proiectului din următoarele motive:

Amintește sponsorului și altor entități implicate că proiectele sunt inițiate pentru a genera beneficii.
Ajută să înțelegem mediul de afaceri intern și să planificăm mai realist proiectele viitoare.
Ajută să găsim modalități de creștere a beneficiilor (activitatea G02).

Capcane frecvente

Putem să evităm unele dintre cele mai frecvente probleme dacă luăm în considerare următoarele:

Sponsorul poate solicita altei persoane cu o funcție echivalentă să evalueze beneficiile proiectului, dar aceasta trebuie să aibă o viziune completă asupra beneficiilor proiectului și să considere această activitate ca fiind o activitate de management importantă.
O descriere vagă a beneficiilor nu servește nici unui scop. Rezultatul, chiar dacă este general și probabilistic, trebuie să rămână semnificativ și să poată fi folosit în activitatea G02.
Amintiți-vă că beneficiile nu se limitează la cele financiare și ar trebui luate în considerare și alte beneficii strategice precum reputația, cota de piață, oportunitățile de afaceri și nu în ultimul rând, cunoștințele asimilate.

Principii aplicabile

Următoarele principii au un rol semnificativ în această activitate de management:

Tradus de Raul JURJ, Jan-Florin PANAITE, Daniel ORZATA și Cristina Denissa DUMITRESCU