A - Inițierea Proiectului
A01 - Desemnați Sponsorul Proiectului
A02 - Numiți Managerul Proiectului
A03 - Desemnați membrii echipei de bază a proiectului
A04 - Determinați Descrierea Proiectului
A05 - Identificați și planificați Harta Livrabilele
A06 - Identificați riscurile și planificați răspunsurile
A07 - Evaluați departamental inițierea proiectului
A08 - Luați decizia de a continua sau a înceta realizarea proiectului
B - Inițierea Lunară
B01 - Revizuiți și ajustați planurile proiectului
B02 - Evaluați departamental faza lunară
B03 - Luați decizia de a continua sau a înceta realizarea proiectului
C - Managementul Săptămâna
C01 - Măsurați și raportați performanța
C02 - Planificați răspunsurile pentru devierile de la indicatorii de performanță
D - Managementul Zilnic
E - Finalizarea Lunară
E01 - Evaluați satisfacția afiliaților proiectului
E02 - Documentați experiențele asimilate și planificați acțiunile de îmbunătățire
F - Finalizarea Proiectului
F02 - Evaluați satisfacția afiliaților proiectului
F03 - Evaluați departamental grupul de închidere a proiectului
G - Managementul Retrospectiv
G01 - Evaluați beneficiile realizate
Această activitate de management aparține grupului de activitate Managementul Retrospectiv: un ciclu de 3 până la 6 luni de activități care începe după încheierea proiectului și continuă timp de 1 până la 5 ani. Acest grup de activități poate fi combinat cu cel al altor proiecte finalizate într-un sistem central de gestionare a portofoliului.
Aceeași persoană care a fost sponsorul proiectului este responsabilă de acest ciclu, cu excepția cazului în care această responsabilitate este transferată altcuiva.
Sponsorul proiectului sau o funcție echivalentă definită de organizație ar trebui să se implice în fiecare fază a evaluării retrospective a proiectului măsurând beneficiile realizate.
Pe lângă beneficiile așteptate, sponsorul ar trebui să caute în mod activ beneficiile neașteptate , beneficiile potențiale și dezavantajele proiectului.
Obiectivul activității
Ar trebui să evaluați beneficiile proiectului din următoarele motive:
- Amintește sponsorului și altor afiliați că proiectele sunt inițiate pentru a genera beneficii.
- Ajută să înțelegem mediul de afaceri intern și să planificăm mai realist proiectele viitoare.
- Ajută să găsim modalități de a crește beneficiile (activitatea G02).
Capcane frecvente
Este necesar a evita unele dintre cele mai frecvente probleme luând în considerare următoarele:
- Sponsorul poate solicita altei funcții să evalueze beneficiile, dar acesta trebuie să aibă o viziune completă asupra beneficiilor proiectului și să considere această activitate ca fiind o activitate de management importantă care aparține nivelurilor executive de management.
- O descriere vagă a beneficiilor nu este benefică nici unei activități. Rezultatul poate fi la nivel sintetizat și probabilistic, dar trebuie să rămână semnificativ și capabil să fie folosit în activitatea G02.
- Amintiți-vă că beneficiile nu se limitează la cele financiare și că ar trebui luate în considerare și alte beneficii strategice precum reputația, cota de piață, oportunitățile de afaceri și nu în ultimul rând, cunoștințele asimilate.
Principii aplicabile
Următoarele principii au un rol semnificativ în această activitate de management:
- NUP3: Fiți întotdeauna un lider cu inițiativă.
- NUP5: Nu inițiați nici o activitate fără un scop bine definit.
Tradus de Raul JURJ, Jan-Florin PANAITE si Daniel ORZATA.