A - Inițierea Proiectului
A01 - Desemnați Sponsorul Proiectului
A02 - Numiți Managerul Proiectului
A03 - Desemnați membrii echipei de bază a proiectului
A04 - Determinați Descrierea Proiectului
A05 - Identificați și planificați Harta Livrabilele
A06 - Identificați riscurile și planificați răspunsurile
A07 - Evaluați departamental inițierea proiectului
A08 - Luați decizia de a continua sau a înceta realizarea proiectului
B - Inițierea Lunară
B01 - Revizuiți și ajustați planurile proiectului
B02 - Evaluați departamental faza lunară
B03 - Luați decizia de a continua sau a înceta realizarea proiectului
C - Managementul Săptămâna
C01 - Măsurați și raportați performanța
C02 - Planificați răspunsurile pentru devierile de la indicatorii de performanță
D - Managementul Zilnic
E - Finalizarea Lunară
E01 - Evaluați satisfacția afiliaților proiectului
E02 - Documentați experiențele asimilate și planificați acțiunile de îmbunătățire
F - Finalizarea Proiectului
F02 - Evaluați satisfacția afiliaților proiectului
F03 - Evaluați departamental grupul de închidere a proiectului
G - Managementul Retrospectiv
A01 - Desemnați Sponsorul Proiectului
Această activitate de management aparține grupului Inițierea Proiectului. Acest grup de activități se desfășoară la început pentru a ne pregăti pentru proiect.
Prima activitate de management din acest grup este ca organizația să numească Sponsorul Proiectului, un manager senior, de preferință un membru al consiliului de administrație. Sponsorul are cea mai executivă funcție în proiect iar managerul proiectului îi va raporta în mod direct.
Următoarele responsabilități aparțin sponsorului proiectului:
- Responsabil pentru justificarea și rezultatul proiectului
- Responsabil pentru luarea deciziilor la nivel sintetizat pentru proiect
- Responsabil pentru asigurarea finanțării și soluționarea problemelor in mod corespunzător
Obiectivul activității
Rolul și responsabilitățile sponsorului sunt necesare deoarece:
- Managerii de proiect trebuie să se concentreze asupra activităților zilnice și a rezultatelor proiectului, aspecte care îi pot distrage atenția și nu permit suficient timp și energie mentală pentru a gestiona aspectele la nivelul sintetizat a proiectului
- În general, managerii de proiect nu au suficientă putere decizională la nivelul organizației pentru a obține resursele necesare sau dețin suficiente informații strategice pentru a se asigura că proiectul este aliniat cu alte inițiative ale organizației.
Capcane frecvente
Următoarele aspecte ar trebui luate în considerare atunci când se alege sponsorul:
- Sponsorii nu trebuie să petreacă foarte mult timp în cadrul proiectului, dar trebuie totuși să fie implicați astfel încât să ia deciziile documentat
- Sponsorii trebuie să preia responsabilitățile proiectului pentru care au fost desemnați; totuși nu ar trebui să ezite să anuleze proiectul dacă acesta își pierde justificarea financiară sau strategică
- Când este posibil, ar trebui să nu fie definită o singură persoană ca sponsor pentru toate proiectele, deoarece constrângerile proiectelor au tendința de a se estompa
- Nu ar trebui desemnat aceeași persoană ca sponsor și manager de proiect pentru același proiect (cu excepția cazului în care este vorba de tipul de proiect pentru un singur membru)
- Managerii de proiect și sponsorii nu ar trebui să coordoneze activitățile la nivel de detaliu
Principii aplicabile
Următoarele principii au un rol semnificativ în această activitate de management:
- NUP2: Conservați și optimizați energia și resursele.
- NUP5: Nu inițiați nici o activitate fără un scop bine definit.
Tradus de Raul JURJ, Jan-Florin PANAITE si Daniel ORZATA.