A - Inițierea Proiectului
A01 - Desemnați Sponsorul Proiectului
A02 - Numiți Managerul Proiectului
A03 - Desemnați membrii echipei de bază a proiectului
A04 - Determinați Descrierea Proiectului
A05 - Identificați și planificați Harta Livrabilele
A06 - Identificați riscurile și planificați răspunsurile
A07 - Evaluați departamental inițierea proiectului
A08 - Luați decizia de a continua sau a înceta realizarea proiectului
B - Inițierea Lunară
B01 - Revizuiți și ajustați planurile proiectului
B02 - Evaluați departamental faza lunară
B03 - Luați decizia de a continua sau a înceta realizarea proiectului
C - Managementul Săptămâna
C01 - Măsurați și raportați performanța
C02 - Planificați răspunsurile pentru devierile de la indicatorii de performanță
D - Managementul Zilnic
E - Finalizarea Lunară
E01 - Evaluați satisfacția afiliaților proiectului
E02 - Documentați experiențele asimilate și planificați acțiunile de îmbunătățire
F - Finalizarea Proiectului
F02 - Evaluați satisfacția afiliaților proiectului
F03 - Evaluați departamental grupul de închidere a proiectului
G - Managementul Retrospectiv
G02 - Generați idei noi
Această activitate de management aparține grupului de activitate Managementul Retrospectiv: un ciclu de 3 până la 6 luni de activități care începe după încheierea proiectului și continuă timp de 1 până la 5 ani. Acest grup de activități poate fi combinat cu cel al altor proiecte finalizate într-un sistem central de gestionare a portofoliului.
Aceeași persoană care a fost sponsorul proiectului este responsabilă de acest ciclu, cu excepția cazului în care această responsabilitate este transferată altcuiva.
După evaluarea beneficiilor realizate (activitatea G01), sponsorul proiectului trebuie să caute într-un mod activ modalități de creștere a beneficiilor. Activitățile pot fi atribuite echipelor operaționale dar implementările majore pot deveni proiecte noi.
Obiectivul activității
Deoarece efortul depus în cadrul proiectului este finalizat, organizația merită să beneficieze financiar de pe urma obiectivelor proiectului. Cu toate acestea, unele beneficii potențiale nu sunt realizate automat cu excepția cazului în care planificați acțiuni suplimentare după închiderea proiectului iar prin urmare nu dorim să risipim această oportunitate.
Pe de altă parte, evaluarea beneficiilor proiectelor anterioare este o sursă excelentă de idei pentru proiectele viitoare iar cel mai bine se face într-un mod structurat.
Capcane frecvente
Luați în considerare următoarele aspecte pentru a evita unele dintre cele mai frecvente probleme din acest domeniu:
- Evitați afirmațiile inacceptabile și concentrați-vă în schimb pe dezvoltarea de soluții reale care pot fi implementate și evaluate.
- Nu trebuie să realizați această activitate de management solitar, invitați alte persoane să vă alăture și decideți împreună cursul acțiunii.
- Nu vă limitați la evaluarea beneficiilor fiecărui proiect separat și izolat; uneori funcționează cel mai bine dacă dvs. și alte persoane responsabile pentru alte proiecte evaluați împreună beneficiile mai multor proiecte la nivel de program sau portofoliu. Aveți însă grijă ca beneficiile fiecărui proiect de care sunteți responsabil să fie evaluate într-un fel sau altul.
Principii aplicabile
Următoarele principii au un rol semnificativ în această activitate de management:
- NUP3: Fiți întotdeauna un lider cu inițiativă.
- NUP5: Nu inițiați nici o activitate fără un scop bine definit.
Tradus de Raul JURJ, Jan-Florin PANAITE si Daniel ORZATA.