Ar trebui să gestionăm riscurile, problemele și cererile de modificare într-un mod sustenabil. Când identificați un element nou, acesta trebuie înregistrat în Jurnalul de Urmărire. Atribuiți activitățile de urmărire unui responsabil, preferabil unul dintre membrii echipei și începeți să planificați răspunsurile pentru acel element. Trebuie să fiți permanent în contact cu membrii echipei și cu orice alți afiliați proiectului pentru a identifica riscurile și problemele în timp util.

Aveți posibilitatea de a obține ajutor de la alți membri ai echipei sau chiar de la afiliații externi proiectului pentru a dezvolta răspunsurile la riscuri. În cazurile complexe este recomandat să facilitați o sesiune de lucru pentru a sugera un răspuns colectiv folosind conceptul opinia mulțimii. În cazurile critice, ar trebui să implicați și sponsorul proiectului solicitând aprobarea planul dvs. de răspuns la riscurile identificate.

Jurnalul de Urmărire - șablon

Obiectivul activității

Scopul principal este să răspundeți la riscuri, probleme și cereri de schimbare într-un mod activ fără să le lăsați să se rezolve de la sine. Acest lucru va oferă controlul și posibilitatea de a obține cele mai bune rezultate.

Nu vă bazați pe memorie sau pe notițe nestructurate deoarece acestea necesită multă energie mentală și riscați să uitați elementele relevante. Din acest motiv este recomandat să dețineți un registru simplu și să vă dezvoltați autodisciplină pentru a înregistra elementele imediat ce sunt identificate.

Este nevoie de mult timp și energie pentru a gestiona toate elementele, prin urmare trebuie să atribuiți responsabili pentru fiecare dintre elementele identificate. Pe lângă decentralizarea efortului acest aspect ajută și la motivarea membrilor pentru realizarea activităților.

Capcane frecvente

Luați în considerare următoarele aspecte pentru a evita unele dintre cele mai frecvente probleme din acest domeniu de management:

Evitați să adăugați informații detaliate în Jurnalul de Urmărire.
Pentru a vă asigura că toate acțiunile sunt finalizate, definiți termene de livrare astfel încât sa constrângeți finalizarea acțiunilor în cadrul acelui termen.
Evitați acțiunile definite generic ca răspunsuri la elementele identificate. Răspunsurile trebuie să fie implementabile astfel încât să poată fi și măsurate.
Nu vă petreceți tot timpul luptând împotriva ″stingerii incendiilor″ gestionând problemele fără a fi atenți la riscuri, deoarece riscurile neadministrate sunt o sursă majoră de probleme ulterioare.

Principii aplicabile

Următoarele principii au un rol semnificativ în această activitate de management:

Tradus de Raul JURJ, Jan-Florin PANAITE si Daniel ORZATA.