A - Inițierea Proiectului
A01 - Desemnați Sponsorul Proiectului
A02 - Numiți Managerul Proiectului
A03 - Desemnați membrii echipei de bază a proiectului
A04 - Determinați Descrierea Proiectului
A05 - Identificați și planificați Harta Livrabilele
A06 - Identificați riscurile și planificați răspunsurile
A07 - Evaluați departamental inițierea proiectului
A08 - Luați decizia de a continua sau a înceta realizarea proiectului
B - Inițierea Lunară
B01 - Revizuiți și ajustați planurile proiectului
B02 - Evaluați departamental faza lunară
B03 - Luați decizia de a continua sau a înceta realizarea proiectului
C - Managementul Săptămâna
C01 - Măsurați și raportați performanța
C02 - Planificați răspunsurile pentru devierile de la indicatorii de performanță
D - Managementul Zilnic
E - Finalizarea Lunară
E01 - Evaluați satisfacția afiliaților proiectului
E02 - Documentați experiențele asimilate și planificați acțiunile de îmbunătățire
F - Finalizarea Proiectului
F02 - Evaluați satisfacția afiliaților proiectului
F03 - Evaluați departamental grupul de închidere a proiectului
G - Managementul Retrospectiv
D01 - Gestionați riscurile, problemele și cererile de modificare
Această activitate de management aparține grupului de activitate Managementul Zilnic: se face zilnic.
Ar trebui să gestionăm riscurile, problemele și cererile de modificare într-un mod sustenabil. Când identificați un element nou, acesta trebuie înregistrat în Jurnalul de Urmărire. Atribuiți activitățile de urmărire unui responsabil, preferabil unul dintre membrii echipei și începeți să planificați răspunsurile pentru acel element. Trebuie să fiți permanent în contact cu membrii echipei și cu orice alți afiliați proiectului pentru a identifica riscurile și problemele în timp util.
Aveți posibilitatea de a obține ajutor de la alți membri ai echipei sau chiar de la afiliații externi proiectului pentru a dezvolta răspunsurile la riscuri. În cazurile complexe este recomandat să facilitați o sesiune de lucru pentru a sugera un răspuns colectiv folosind conceptul opinia mulțimii. În cazurile critice, ar trebui să implicați și sponsorul proiectului solicitând aprobarea planul dvs. de răspuns la riscurile identificate.
Obiectivul activității
Scopul principal este să răspundeți la riscuri, probleme și cereri de schimbare într-un mod activ fără să le lăsați să se rezolve de la sine. Acest lucru va oferă controlul și posibilitatea de a obține cele mai bune rezultate.
Nu vă bazați pe memorie sau pe notițe nestructurate deoarece acestea necesită multă energie mentală și riscați să uitați elementele relevante. Din acest motiv este recomandat să dețineți un registru simplu și să vă dezvoltați autodisciplină pentru a înregistra elementele imediat ce sunt identificate.
Este nevoie de mult timp și energie pentru a gestiona toate elementele, prin urmare trebuie să atribuiți responsabili pentru fiecare dintre elementele identificate. Pe lângă decentralizarea efortului acest aspect ajută și la motivarea membrilor pentru realizarea activităților.
Capcane frecvente
Luați în considerare următoarele aspecte pentru a evita unele dintre cele mai frecvente probleme din acest domeniu de management:
- Evitați să adăugați informații detaliate în Jurnalul de Urmărire.
- Pentru a vă asigura că toate acțiunile sunt finalizate, definiți termene de livrare astfel încât sa constrângeți finalizarea acțiunilor în cadrul acelui termen.
- Evitați acțiunile definite generic ca răspunsuri la elementele identificate. Răspunsurile trebuie să fie implementabile astfel încât să poată fi și măsurate.
- Nu vă petreceți tot timpul luptând împotriva ″stingerii incendiilor″ gestionând problemele fără a fi atenți la riscuri, deoarece riscurile neadministrate sunt o sursă majoră de probleme ulterioare.
Principii aplicabile
Următoarele principii au un rol semnificativ în această activitate de management:
- NUP2: Conservați și optimizați energia și resursele.
- NUP3: Fiți întotdeauna un lider cu inițiativă.
- NUP4: Amintiți-vă că un lanț este la fel de puternic ca și veriga sa cea mai slabă.
- NUP5: Nu inițiați nici o activitate fără un scop bine definit.
Tradus de Raul JURJ, Jan-Florin PANAITE si Daniel ORZATA.