Рисковете, проблемите и заявките промяна следва да се управляват проактивно. Когато се идентифицира нов елемент, трябва да се запише в Регистър за последващите действия незабавно. След това присвоете последващите му дейности на отговорен за тях (някой от членовете на екипа) и започнете да планирате отговорите за съответното действие. Трябва да сте непрекъснато в контакт с членове на екипа и други заинтересовани страни, за да идентифицирате рисковете и проблемите.

Можете да получите помощ от други членове на екипа, или дори външни заинтересовани страни, за да отговорите на идентифициран проблем. В усложнени случаи можете да съберете целия екип и да проведете семинар за всички тях, за да предложите колективен отговор с помощта на мъдростта на тълпата. В критични случаи трябва да включите спонсора, както и да потърсите одобрението му за вашия план за отговор.

Регистър на последващите действия - пример

Предназначение

Основната цел е да се реагира проактивно на рисковете, проблемите и заявките за промяна, вместо да се оставят да се разрешават автоматично. Това ще ни даде контрол и възможност да постигнем най-добри резултати.

Разчитането на паметта ви или на неструктурирани бележки отнема твърде много умствена енергия и рискува да се забравят някои елементи. Ето защо е най-добре да имате прост регистър и самодисциплина да записвате елементите веднага щом бъдат идентифицирани.

Отнема твърде много време и енергия, за да управлявате всички елементи и затова трябва да назначите отговорници. В допълнение към разпространението на работата, също така трябва всички да са наясно и да следват една и съща цел.

Типични клопки

Обмислете следното, за да избегнете някои от най-често срещаните проблеми в тази област:

Не добавяйте твърде много информация за оценка към Регистъра за последващите действия.
За да сте сигурни, че всички елементи са приключени правилно, можете да дефинирате прагове и да задължите себе си и другите да приключите с елементите в рамките на даден праг.
Избягвайте обикновени, неуместни отговори. Отговорите трябва да са нещо, което екипът може да приложи и отговорникът може да измери.
Не прекарвайте цялото си време в гасене на пожари (управление на проблеми), без да обръщате внимание на рисковете, тъй като неуправляваните рискове са основен източник на бъдещи проблеми.

Principles

Следните принципи играят съществена роля в тази управленска дейност:

Преведено от д-р Тодор С. Тодоров