Riskejä, ongelmia ja muutospyyntöjä tulee hallita ennakoivasti. Kun tällainen tunnistetaan, se täytyy välittömästi kirjata Seurantarekisteriin, ja asialle täytyy nimetä omistaja (joku tiimin jäsenistä), joka huolehtii suunnitelmasta ja loppuun viennistä. Projektipäällikön on oltava jatkuvasti yhteydessä tiimin jäsenien ja sidosryhmien edustajien kanssa riskien ja ongelmien tunnistamiseksi.

Tiimin jäsenet ja ulkoiset sidosryhmien edustajat voivat auttaa reagoimaan riskeihin ja ongelmiin. Monimutkaisissa tapauksissa voi koota koko tiimin kanssa työpajan ja hakea yhteistä ratkaisua joukkoviisauden avulla. Kriittisissä tapauksissa otetaan sponsori mukaan ja haetaan häneltä hyväksyntä ratkaisulle.

Seurantarekisteri (template)

Tarkoitus

Tavoitteena on reagoida riskeihin, ongelmiin ja muutospyyntöihin ennakoivasti sen sijaan, että annetaan asioiden olla ja ratketa itsekseen. Näin toimien voidaan saavuttaa parempia tuloksia.

Muistiin tai jäsentelemättömiin muistiinpanoihin luottaminen kuluttaa henkistä energiaa ja mahdollistaa asioiden unohtamisen. Siksi on parasta, että projektissa ylläpidetään yksinkertaista rekisteriä. Itsekuria tarvitaan, jotta asiat kirjataan heti kun ne tunnistetaan.

Riskien, ongelmien ja muutospyyntöjen hallinta saattaa viedä liikaa aikaa ja energiaa. Siksi asioille täytyy nimetä omistajat. Delegoinnin lisäksi syntyy parempaa ymmärrystä yhteisestä tavoitteesta.

Yleisiä sudenkuoppia

Seuraavat saattavat auttaa välttämään yleisimpiä ongelmia tällä alueella:

Älä lisää liikaa arviointitietoja Seurantarekisteriin.
Sen varmistamiseksi, että kaikki tehtävät suljetaan asianmukaisesti, voi määrittää kynnysarvoja ja velvoittaa itse kunkin sulkemaan rivinsä tämän kynnysarvon sisällä.
Vältä yleisiä, toimimattomia reagointeja. Reagointien tulee olla jotain, minkä tiimi voi toteuttaa ja omistaja mitata.
Älä käytä kaikkea aikaasi palontorjuntaan (ongelmien hallintaan) kiinnittämättä huomiota riskeihin, sillä hallitsemattomat riskit ovat suuri ongelmien lähde jatkossa.

Periaatteet

Seuraavat periaatteet ovat erityisen tärkeitä tässä johtamistoiminnossa:

Suomennos Jukka Mäki