On hyvä järjestää työpajoja hierarkisen projektiosittelun synnyttämiseksi tuotoksille. Jos tarpeen, lisää kullekin tuotokselle lyhyt kuvaus, josta selviää tuotoksen sisältö, laatuvaatimukset ja muut tärkeät seikat. Tallenna tuotokset ja kuvaukset Tuotoslistaan. Tuotoslistalle ei ole määritelty formaattia, mind map on hyvä vaihtoehto.

Tuotoslistaan voi lisätä riippuvuudet tuotosten välillä. Kun riippuvuuksia on useita, tehtäviä voi ajoittaa niiden riippuvuuksien ja arvioitujen kestojen perusteella, jos taas riippuvuuksia ei ole paljoa, tehtävät voi priorisoida oikeilla kriteereillä ja valita suoritettaviksi prioriteettien tai jonkin muun kriteerin kuin aikataulun perusteella. Monesti riippuvuuksiin perustuvasta lähestymistavasta on hyötyä ylemmillä tasoilla ja prioriteettiperusteisesta lähestymistavasta alemmilla tasoilla.

Jos vastaavanlainen projekti on toteutettu aiemmin, on hyvä tarkistaa sen sisältö ja käyttää tuota projektia lähtökohtana tuotoslistan laatimiseen.

Tuotoslistan jalostuminen saattaa vaatia muutoksia projektikuvaukseen.

Projektikuvaus (template)

Tarkoitus

Projektikuvaus on tärkeä dokumentti ja projektin on oltava linjassa sen sisällön kanssa. Se on kuitenkin abstrakti dokumentti ja hyödyttää päivittäistä työtä vain vähän. Tuotoslista on konkreettinen työkalu, projektin sydän, jonka ympärille voi rakentaa aikataulutuksen, suunnittelun ja seurannan.

Yleisiä sudenkuoppia

Usein projekteissa suunnitellaan työtä, vaikka pitäisi miettiä ja suunnitella tuotoksia. Työpajaa täytyy ohjata keskittymään tuotoksiin, riippumatta taustalla olevasta työstä. Tähän auttaa substantiivilauseiden käyttö verbi-ilmaisujen sijaan. Tuotoslistan visualisointi auttaa hahmottamaan tuotoksien hierarkiaa.

Periaatteet

Seuraavat periaatteet ovat erityisen tärkeitä tässä johtamistoiminnossa:

Suomennos Jukka Mäki