Esta actividad de gestión pertenece al grupo de actividades Inicio del proyecto . Este grupo de actividades se llevan a cabo al inicio del proyecto para prepararnos para el mismo.

Organiza talleres para crear un desglose jerárquico de los elementos que forman parte del producto: los entregables. Cuando sea necesario, añade breves descripciones a los entregables para explicar su alcance, calidad u otros factores importantes. Guarda esta información en el Mapa de entregables, el cual puede tener cualquier formato, como por ejemplo un mapa mental.

El Mapa de entregables puede ser elaborado incluyendo las dependencias entre sus elementos. Cuando existan numerosas dependencias, los elementos pueden programarse en función de sus dependencias y duraciones estimadas, mientras que cuando no existan muchas dependencias, los elementos pueden ser priorizados basado en un conjunto adecuado de criterios y ser seleccionados para su ejecución en función de las prioridades y la improvisación en lugar de un calendario. Muchos proyectos pueden beneficiarse de un enfoque basado en dependencias para los niveles superiores y de un enfoque basado en prioridades para los niveles inferiores.

Si ya se ha realizado un proyecto similar, comprueba su archivo y utiliza esa información para preparar un Mapa de entregables mejor.

Sobre la base del desarrollo del Mapa de entregables es posible que también debas realizar ajustes en la Descripción del proyecto.

Plantilla de Descripción del proyecto

Propósito

Si bien la descripción del proyecto es crucial y siempre es necesario estar alineado con ella, ésta es de naturaleza abstracta y por lo tanto, difícil de utilizar en el trabajo diario. El Mapa de entregables acorta la distancia creando un recurso relativamente concreto que hace que el alcance del proyecto esté definido de forma más clara. También es el centro de lo que se convierte en una especie de calendario para el proyecto, que a su vez es un recurso que nos ayuda a decidir qué hacer a continuación y a evaluar el progreso.

Obstáculos habituales

Es habitual que los profesionales piensen en el “trabajo” en lugar de en los “entregables” al crear el Mapa de entregables. Debes facilitar el taller de forma que todos se centren en los entregables, independientemente del trabajo subyacente. Para garantizarlo utiliza frases sustantivas en lugar de verbales para nombrar los entregables. A veces, el uso de un mapa mental también puede ayudar porque contribuye a visualizar la jerarquía de los elementos que lo forman.

Principios

Los siguientes principios desempeñan un papel importante en esta actividad de gestión:

Traducido por Sabrina Stephens y Ángel Águeda Barrero