Organitza reunions de treballper crear un desglossament jeràrquic dels elements que formen part del projecte: els lliurables. Quan sigui necessari, afegeix descripcions breus als lliurables per explicar el seu abast, qualitat o altres factors importants. Guarda aquesta informació al Mapa de lliurables, que pot tenir qualsevol format, com per exemple un mapa mental.

El Mapa de lliurables es pot elaborar afegint les dependències entre els seus elements. Quan hi ha moltes dependències, els elements es poden programar en funció d’aquestes i de les seves duracions estimades. En canvi, si no hi ha moltes de dependències, els elements es poden prioritzar per un conjunt adequat de criteris, i, en acabat, es poden seleccionar per la seva execució, en lloc d’en funció d’un cronograma, en funció d’aquestes prioritats però també a partir de la improvisació,. Molts projectes es poden beneficiar d’un enfocament basat en dependències als nivells superiors i d’un enfocament basat en prioritats als nivells inferiors.

Si s’ha fet un projecte similar abans, consulta la seva informació i utilitza-la per preparar un mapa de lliurables millor.

D’acord amb el desenvolupament del Mapa de lliurables és possible que també hagis d’ajustar la Descripció del projecte.

Plantilla Descripció del projecte

Propòsit

Encara que la descripció del projecte és crucial i que sempre és necessari estar-hi alineat, aquesta descripció és de naturalesa abstracta i, per tant, difícil d’usar en el dia a dia. El Mapa de lliurables, en canvi, escurça la distància creant un recurs relativament concret que fa que l’abast del projecte estigui definit d’una manera més clara. També és el cor del qual s’esdevé una mena de cronograma del projecte, que al mateix temps és un recurs que ens ajuda a decidir els següents passos i a avaluar el projecte.

Errades habituals

És habitual que, en la pràctica, els professionals de la gestió de projectes pensin en “feina” en comptes de “lliurables” en el moment de crear el Mapa dels lliurables. Has de facilitar les sessions de treball de manera que ajudin a tothom a focalitzar-se en els lliurables, independentment de la feina subjacent. Per assegurar que sigui així, utilitza frases nominals en comptes de frases verbals per anomenar els lliurables. A vegades l’ús del mapa de lliurables també pot ajudar perquè contribueix a visualitzar la jerarquia dels elements que en formen part.

Principis

Els següents principis tenen un paper important en aquesta activitat de gestió:

Traduït per Elisabet Duocastella Pla i revisat per Josep Maria Marco Simó