بدء المشروع البدء الشهري الإدارة الأسبوعية الإدارة اليوميّة الإغلاق الشهري إغلاق المشروع إدارة ما بعد المشروع عيّن الراعي A01 عيّن مدير المشروع A02 عيّن أعضاءالفريق الرئيسيين A03 اكتب وصفاً للمشروع A04 حدِّد المُنجزات وخطّط لها A05 حدِّد المخاطروخطِّط للاستجابات A06 راجِع أنشطة بدءالمشروع مع الزملاء A07 اتّخِذ قرار الانطلاقأو عدم الانطلاق A08 أطلِق المشروع A09 أَرسِل خطاباً توجيهيّاً مُركّزاً A10 راجع الخُطط وحسِّنها B01 راجِع أنشطة البدءالشهري مع الزملاء B02 اتّخِذ قرار الاستمرارأو عدم الاستمرار B03 أطلِق الحلقة الشهريّة B04 أَرسِل خطاباً توجيهيّاً مُركّزاً B05 قِس الأداء وأعلِم به C01 خطِّط الاستجابةللانحرافات C02 أطلِق الحلقةالأسبوعيّة C03 أَرسِل خطاباًتوجيهيّاً مُركّزاً C04 عالِج المخاطر والمشكلاتوطلبات التغيير D01 اقبل المُنجزات المكتملة D02 قيّم رضا أصحاب المصلحة E01 استخلِص الدروسوخطِّط للتحسين E02 أَرسِل خطاباًتوجيهيّاً مُركّزاً E03 سلِّم المُخرجالنهائي F01 قيّم رضا أصحاب المصلحة F02 راجِع أنشطة إغلاقالمشروع مع الزملاء F03 أرشِف وثائقومستندات المشروع F04 احتفل F05 أَرسِل خطاباً توجيهيّاً مُركّزاً F06 قيِّم فوائد المشروع G01 أنتِج أفكاراً جديدة G02 أَرسِل خطاباً توجيهيّاً مُركّزاً G03

مقدّمة

A - بدء المشروع

B - البدء الشهري

C - الإدارة الأسبوعية

D - الإدارة اليوميّة

E - الإغلاق الشهري

F - إغلاق المشروع

G - إدارة ما بعد المشروع


A05 - حدِّد المُنجزات وخطّط لها

ينتمي نشاط الإدارة هذا إلى مجموعة بدء المشروع. تُنفّذ هذه المجموعة من الأنشطة الإدارية عند بداية المشروع لتهيئتنا.

اعقد ورشة عمل لإنشاء التفصيل الهرمي للعناصر المكوِّنة للمُخرج النهائي. وعند الضرورة أضف وصفاً قصيراً للمُنجزات التفصيليّة؛ لشرح ما يتعلق بنطاقها وجودتها والعوامل المهمّة الأخرى. دوِّن هذه المعلومات، واحتفظ بها في خارطة المُنجزات، والتي يمكن أن تكون على هيئة (خارطة ذهنية).

إن خارطة المُنجزات يمكن أن تُبنى بالتفصيل من خلال إضافة التبعيّات (الاعتمادية) بين عناصرها، والتبعيّات هي: علاقة بين عناصر لاحقة تستلزم إنجاز عناصر سابقة. فعندما يكون هناك الكثير من التبعيّات؛ يُمكننا جدولة العناصر بناء على التبعيّات والمدة الزمنية المقدّرة لها، أما إن كانت التبعيّات قليلة فيمكن جدولة العناصر بالأولوية بناءً على معايير معيّنة، ويتم تحديدها للتنفيذ بناء على الأولوية بدلاً من الجدولة.

تستفيد كثير من المشاريع في خططها من نظام التبعيّات (الاعتمادية) في المستويات العليا، وأما المستويات السفلى (التشغيلية) فيناسبها نظام الخطط القائم على الأولوية.

إذا كان هناك مشروع مماثل قد نُفذ سابقاً فراجع أرشيفه واستخدم بعض معلوماته لإعداد خارطة منجزات أفضل.

وبناءً على تطوّر هذه الخارطة قد تحتاج إلى التعديل في وصف المشروع أيضاً.

نموذج وصف المشروع

الغرض من هذا النشاط

تسدّ خارطة المُنجزات الفجوة بين وصف المشروع وتنفيذه؛ لأن وصف المشروع رغم ضرورته وأهميته وأنه يجب التوافق معه؛ إلا أنه لإيجازه وعموميته يصعُب استخدامه لإدارة الأعمال اليومية، وهذه هي الفجوة التي تسدّها خارطة المُنجزات، فإنها توفّر مصدراً متماسك نسبياً يوضح نطاق المشروع. وتمثّل خارطة المُنجزات أساس خطة المشروع وجدولته، والتي ستكون مصدراً مساعداً لإقرار ما يجب عمله في الخطوة التالية، ولقياس التقدم والإنجاز.

الأخطاء الشائعة

لتجنّب بعض الأخطاء الشائعة في هذا النشاط الإداري، خذ بعين الاعتبار ما يلي:

من الشائع التفكير في “العمل/المهام” أكثر من “المُنجزات” عند إنشاء خارطة المُنجزات، لذا عليك أن تعقد ورشة عمل بطريقة تساعد الجميع على التركيز على المُنجزات بعيداً عن المهام التي تتضمنها. ولتتأكد من ذلك استخدم جُملاً اسمية في تسمية المُنجزات بدلاً من الجُمل الفعلية. ومما يُسهّل ذلك استخدام الخارطة الذهنية؛ لأنها تساعد على التصوّر الهرميّ للعناصر المكوّنة للمُخرج النهائي.

المبادئ

تؤدي المبادئ التالية دوراً مُهمّاً في هذا النشاط الإداري:


ساهم في الترجمة للعربية: أحمد عسيري , يوسف داهم , عفاف مزي , سامر بابكر , محمد خلف الله , ‎فيصل الشمراني , ‎أسامة يوسف , ‎الشيخ بن عبد السلام , ‎علي العلي , جعفر الطاهر



⊚ لتحميل الدليل باللغة العربية بصيغة PDF

⊚ لتحميل الرسم التخطيطي


شكراً لمشاركتك معنا بتقديم رأيك. الرجاء مراعاة ما يلي: * كتابة رأيك بشكل موجز و واضح. * عبّر عن رأيك بأي لغة تُفضِّل. * إن كان لديك عدّة اقتراحات فالرجاء إرسال كل اقتراح على حدة. إن ساعدتنا اقتراحاتك لتحسينٍ ايجابيّ، فنسعد بمنحِك اعترافاً بك كمُساهم (إن شاركتنا اسمك و عنوان بريدك الإلكتروني في هذه الإستمارة)

لتمييزك عن الآليات والروبوتات العشوائية على الإنترنت الرجاء إدخال رقم مجموعات أنشطة P3.express أدناه.


يمكنك مشاركة اسمك وعنوان بريدك الإلكتروني معنا في حال احتجنا إلى التحدث معك بشأن تعليقك، أو منحك اعترافاً بك كمُساهم:





يُفضّل استخدام micro.P3.express بدلاً من النظام الأساسي P3.express .إذا كنت تُدير مشاريع صغيرة لفرق مكوّنٌة من 1 إلى 7 أعضاء تقريباً