إذا اكتمل المشروع فعلينا الحصول على الموافقة الرسميّة، وتسليم المُخرجات للعميل الداخلي أو الخارجي، أما في حال إلغاء المشروع فقد لا تكون هذه الخطوة ضرورية.

وفي بعض الأحيان يَقبَل العميلُ المُخرج النهائي، ثم يتّفق معك على قائمة من المهام الإضافية المتبقيّة التي عليك القيام بها خلال مدة زمنية معيّنة، ففي هذه الحال يمكنك المُضيّ في إغلاق المشروع، وتسليم الأنشطة المتبقية إلى فريق الدعم والصيانة.

الغرض من هذا النشاط

الغرض من هذا النشاط هو إتمام التسليم الرسميّ والموافقة على المُخرج النهائي، وهو متطلّب لإكمال إغلاق المشروع. وتذكّر أن وجود مشاريع شبه مكتملة متوقفة في مراحلها الأخيرة يسبب هدراً للموارد ويعقّد إدارة المحافظ، والأفضل هو إغلاق المشاريع والمضيّ في مساعٍ جديدة.

الأخطاء الشائعة

لتجنّب بعض الأخطاء الشائعة في هذا النشاط الإداري، خذ بعين الاعتبار ما يلي:

يُعدّ هذا النشاط الإداري هو الإغلاق النهائي للمشروع، وقد يكون معقّداً ومستهلكاً للوقت إذا لم تؤخذ أنشطة الإغلاق المرحليّة خلال المشروع بجديّة كافية.

حاول بقدر الإمكان الحصول على موافقة الراعي والعميل على المُنجزات المرحليّة الرئيسية للمشروع عند اكتمالها أولاً بأول، بدلاً من القيام بذلك عند نهاية المشروع؛ لأن هذا سيُسهِّل عليك الإغلاق النهائي للمشروع.

المبادئ

تؤدي المبادئ التالية دوراً مُهمّاً في هذا النشاط الإداري:

ترجم بواسطة أحمد عسيري، عفاف مزي، سامر بابكر و محمد خلف الله