وفي حال كانت الانحرافات معقّدة فيمكنك عقد ورشة عمل للاستفادة من أعضاء الفريق أو بعضهم في التخطيط لتصحيح الانحرافات. وفي الحالات الحرجة أو الحساسة يجب إخبار الراعي بذلك، وطلب نصيحته وموافقته على خطة التصحيح.

فإن كان تصحيح الانحرافات مستحيلاً؛ فعليك أن تسعى لموافقة الراعي على مراجعة وضبط أهداف المشروع وتحديثها، ثم الموافقة على ذلك. ولا تنسَ تسجيل المعلومات الجديدة في وصف المشروع.

إن عرفت أسباب الانحرافات فاكتبها في سجل المتابعة كخطر، مع التخطيط والسعي لمعالجتها؛ لأن هذه الأسباب قد تؤدي إلى مشاكل مشابهة في المستقبل.

نموذج وصف المشروع

نموذج سجل المتابعة

الغرض من هذا النشاط

نحن بحاجة لتصحيح الانحرافات في أسرع وقت ممكن قبل تراكمها؛ حتى تتحقق أهداف المشروع. فإن لم تنجح محاولات تصحيح الانحرافات ولاحظنا مؤشراً مقلقاً للمشروع، فسنعلم حينها أنه لا يُمكننا تحقيق أهداف المشروع وِفق الغايات الحالية، وأنه يجب علينا مراجعة تلك الغايات (الأهداف العامة)، وربّما لاحظنا عند المراجعة أن هذه الغايات لم تعُد مبررة، ففي هذه الحالة قد يُلغى المشروع؛ لتجنب خسائر أكبر في المستقبل.

الأخطاء الشائعة

لتجنّب بعض الأخطاء الشائعة في هذا النشاط الإداري، خذ بعين الاعتبار ما يلي:

العبارات العامة والمُبهمة مثل: “يجب علينا العمل 15% أسرع من الآن” ليست خطة تصحيح جيدة، بل يجب أن تكون خطط التصحيح واقعية، مُتضمّنةً إجراءات قابلة للتنفيذ، حتى يمكن تطبيقها وتقييمها.

إن كان عليك الاختيار بين تصحيح الانحرافات أو حل جذور مشكلة الانحراف، فالأولوية للخيار الثاني؛ لأن بقاء جذور المشكلة قد يسبب مشاكل متوالية في المستقبل، فبدلاً من إطفاء الحرائق؛ فلنمنع أسباب وقوعها.

المبادئ

تؤدي المبادئ التالية دوراً مُهمّاً في هذا النشاط الإداري:

ترجم بواسطة أحمد عسيري، عفاف مزي، سامر بابكر و محمد خلف الله