ينتمي نشاط الإدارة هذا إلى مجموعة الإغلاق الشهري. تُنفّذ هذه المجموعة من الأنشطة الإدارية عند نهاية كل شهر من أجل إغلاق الحلقة الحاليّة ولإعدادنا للحلقة الشهرية التالية.

بعد حصر إجابات تقييم رضا أصحاب المصلحة اجمع أعضاء الفريق واعقد لهم ورشة عمل؛ من أجل التخطيط للتطوير والتحسين بناءً على نتائج التقييم، ولمشاركة الدّروس المستفادة خلال الشهر. سجّل بنود ورشة العمل هذه في سِجلّ المتابعة، وعيّن مسؤولاً عن كل بند ليقوم بأنشطة المتابعة.

نموذج سجل المتابعة

الغرض من هذا النشاط

لورشة العمل هذه غرضين رئيسيّين: وضع خطة تحسين فعّالة، وبناء روح الفريق.

والتخطيط للتطوير والتحسين من خلال ورشة عمل أفضل من التخطيط منفرداً؛ لأن “حكمة الجمهور” تساعدك لإنتاج خطط أفضل، وتحصُل بها أيضاً على تأييد أعضاء الفريق.

الأخطاء الشائعة

لتجنّب بعض الأخطاء الشائعة في هذا النشاط الإداري، خذ بعين الاعتبار ما يلي:

حتى تحصل على أفضل النتائج من ورشة العمل؛ حضّر لها جيّداً وقدّمها كما ينبغي، ويمكنك استخدام أساليب كثيرة لذلك مثل: “دلفي”.
حاول بقدر الإمكان جمع الآراء دون تعيين أصحابها؛ وذلك لضمان اطمئنان المشاركين وإعطائهم حرّيّة التعبير عن أرائهم، كما يمكنك استخدام برمجيات مناسبة لضمان (عدم التعيين)، ولتسريع الإنجاز.
ضع تأطيراً محايداً للمشاكل، وتجنّب توجيه إرساء الأشخاص نحو فكرة معيّنة.

المبادئ

تؤدي المبادئ التالية دوراً مُهمّاً في هذا النشاط الإداري:

ترجم بواسطة أحمد عسيري، عفاف مزي، سامر بابكر و محمد خلف الله