في هذه النقطة، يرسل مدير المشروع وثائق المشروع إلى الراعي، ويتخذ الراعي قرار المضي في المشروع من عدمه. لاتخاذ هذا القرار، قد يحتاج الراعي إلى مناقشة المشروع مع بعض صناع القرار في المؤسسة، كشريحة إدارة المحافظ. ويتم ذلك من خلال رؤية راعي المشروع وليس مدير المشروع.

إن كان لديك عميل خارجي وكنت تستجيب لطلب مقترح، فإن إضافة إلى قرار المضي في المشروع من عدمه داخلياً، عليك أيضاً إرسال المقترح إلى العميل والانتظار حتى يختار مزوّديه ويعلمك بقرار المضي من عدمه النهائي. ينتهي نشاط الإدارة هذا حين يتم توقيع العقد، أو في حال توفر لديك عنصر قانوني يلزم ذلك.

إن كان سيتوفر لديك مزوّدون خارجيون وتم اختيار بعضهم في A05 ، قد ترغب أن توقّع معهم العقود في هذه النقطة. بينما يمكن إضافة مزوّدين خارجيين إضافيين وتوقيع العقود مهم لاحقاً حينما يتطلّب ذلك.

الغرض

إن المشروعات التي تتضمّن عملاء خارجيّين دائماً تتضمّن قرار المضي في المشروع من عدمه بشكل واضح وعلنيّ، في حين أن المشروعات الداخلية قد تنقصها هذه الخطوة وتتسلل إلى الوجود من دون قرار واضح. إنه من المهم إنشاء هذه المدخل الواضح للمشروع والحصول على التوقيع والالتزام الملائم قبل المواصلة به.

من ناحية أخرى، فإن بعض المؤسسات قد تستثمر في أي مشروع طالما توفرت لديها الموارد. إن نشاط الإدارة هذا يقع في أخر سلسلة من خطوات النشاط التي تهدف إلى تحويله إلى قرارٍ مدروسٍ مبنيّ على مبرّرات المشروع.

العقبات الشائعة

إن أي مؤسسة تتعامل مع مشروعات تحتاج إلى نظام إدارة محافظ تقوم بتقييم واختيار المشروعات بشكل شموليّ متوازن ومتوافق مع إستراتيجيات المؤسسة. إن العديد من المشاكل المتعلقة بنظم إدارة المشروعات تعود جذورها إلى إدارة المحافظ، كأن تكون هناك الكثير من المشروعات المتعارضة في نفس الوقت.

تأكد أن الجميع يفهم أن قرار عدم المضي في المشروع ليس فشلاً، بل هو إشارة لوجود نظام ناجح يفهم ويعي ما هو ليس بمفيدِ للمؤسسة، وأن هذا لم يكن بالإمكان من دون جهد أعضاء الفريق الرئيسيّين من خلال مجموعة نشاط بدء المشروع.

مبادئ

المفاهيم التالية تلعب دوراً مهماً في هذا النشاط الإداري:

ترجم بواسطة عفاف مزي، سامر بابكر و محمد خلف الله