Na tej točki pošlje vodja projekta projektne dokumente pokrovitelju, ki sprejme odločitev ali pričeti ali ne pričeti s projektom. Da lahko sprejme to odločitev se pokrovitelj po potrebi posvetuje z ostalimi odločevalci v organizaciji, kot na primer tistimi, ki so odgovorni za upravljanje s portfeljem – odgovornost načina sprejema odločitve pa odpade na pokrovitelja in ne na vodjo projekta.

V kolikor imate zunanjo stranko in se odzivate na zahtevo po predlogu, morate poleg notranje odločitve v zvezi z začetkom projekta, poslati tudi predlog stranki in počakati, da izbere svojega dobavitelja ter poda svojo zadnjo odločitev. Ta aktivnost vodenja je zaključena s podpisom pogodbe oziroma z drugim legalno zavezujočim načinom.

V kolikor boste imeli zunanje dobavitelje, od katerih so nekateri izbrani v A05, si bi morda želeli z nekaterimi od njih na tej točki podpisati pogodbo. Po potrebi se lahko kasneje izbere dodatne zunanje dobavitelje in z njimi podpiše pogodbo.

Namen

Medtem ko imajo projekti z zunanjimi strankami vedno jasno pričeti/ne-pričeti odločitev, notranji projekti občasno na posedujejo tega koraka in se enostavno pojavijo brez jasne odločitve. Pomembno je imeti jasno začrtan začetek projekta in ustrezne pogodbe ter predanost pred nadaljevanjem.

Po drugi strani pa nekatera podjetja dokler imajo na razpolago vire, preprosto investirajo v katerikoli projekt. Ta vodstvena aktivnost je na koncu verige aktivnosti, ki imajo namen, da je odločitev o pričetku projekta razumna in sprejeta na podlagi opravičljivih dejavnikov.

Pogoste pasti

Vsaka organizacija, ki se ukvarja s projekti, mora imeti sistem upravljanja s portfeljem, ki ovrednoti in izbere projekte na razumen način, v skladu s strategijo organizacije. Mnogi problemi povezani s sistemom vodenja projekta imajo vzrok v upravljanju portfelja, kot npr. v primeru izvajanja prevelikega števila projektov sočasno.

Poskrbi da vsi razumejo, da odločitev o ne-pričetku ne pomeni neuspeha, temveč je znak uspešnega sistema, ki razume kaj ni koristno za organizacijo. To pa ne bi bilo možno brez vloženega truda ključnih čalnov ekipe v fazi iniciacije projekta.

Načela

Sledeča načela igrajo pomembno vlogo v tej aktivnosti upravljanja:

Prevedel Filip Baumgartner