Lúc này, giám đốc dự án gửi tài liệu dự án cho nhà tài trợ và nhà tài trợ đưa ra quyết định tiếp tục/dừng. Để đưa ra quyết định này, nhà tài trợ có thể cần thảo luận dự án với những người ra quyết định khác trong tổ chức, chẳng hạn như cấp quản lý danh mục đầu tư – nhưng tùy thuộc vào nhà tài trợ là người xác định cách thực hiện điều đó chứ không phải giám đốc dự án.

Nếu bạn có một khách hàng bên ngoài và đang phản hồi lời mời chào thầu (RFP), ngoài việc đưa ra quyết định tiếp tục/dừng trong nội bộ, bạn cũng nên gửi đề xuất cho khách hàng, đợi họ chọn nhà cung cấp và đưa ra quyết định cuối cùng cho bên bạn. Hoạt động quản lý này hoàn tất khi hợp đồng được ký kết hoặc khi bạn đã có một yếu tố ràng buộc về mặt pháp lý khác trong tay.

Nếu bạn tìm nhà cung cấp bên ngoài và đã chọn một số ở A05, lúc này có lẽ bạn cần ký hợp đồng với họ. Một số nhà cung cấp có thể được chọn bổ sung và ký hợp đồng sau khi cần.

Mục đích

Các dự án có khách hàng bên ngoài luôn có quyết định tiếp tục/dừng rõ ràng, nhưng các dự án nội bộ đôi khi thiếu bước này và rồi tồn tại mà không có quyết định rõ ràng. Quan trọng là cần phải biến cột mốc này thành cánh cửa rõ ràng của dự án, có chữ ký và cam kết trước khi thực hiện.

Mặt khác, một số tổ chức khi có sẵn nguồn lực là sẵn sàng đầu tư vào bất kỳ dự án nào. Hoạt động quản lý này nằm ở phần cuối của một chuỗi các hoạt động nhằm biến nó thành một quyết định có căn cứ dựa trên tính hợp lý của dự án.

Những sai lầm phổ biến

Mọi tổ chức hoạt động với hình thức dự án đều cần có hệ thống quản lý danh mục đầu tư để đánh giá và lựa chọn các dự án một cách tổng thể, cân bằng và tương thích với các chiến lược của tổ chức. Nhiều vấn đề liên quan đến hệ thống quản lý dự án có nguồn gốc từ việc quản lý danh mục đầu tư, ví dụ như có quá nhiều dự án cùng một lúc.

Hãy đảm bảo rằng mọi người hiểu quyết định dừng không phải là một thất bại. Đó là dấu hiệu có một hệ thống thành công hiểu được điều gì không có lợi cho tổ chức và điều này sẽ không thể đạt được nếu không có nỗ lực của các thành viên nòng cốt trong nhóm hoạt động khởi tạo dự án.

Các nguyên tắc

Các nguyên tắc sau đây đóng vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý này:

Được dịch bởi hanhivo