Denne gruppen med ledelsesaktiviter hører til gruppen Prosjektstart. Disse aktivitetene gjøres i starten av prosjektet for å forberede oss til prosjektet.

Nå sender prosjektlederen prosjekt dokumentasjonen til prosjekteieren og prosjekteieren bestemmer om prosjektet skal fortsette eller ikke. For å ta denne beslutningen så må kanskje prosjekteieren diskutere dette med andre beslutningstakere i organisasjonen, slik som porteføljestyret – men det er opp til prosjekteieren å avgjøre dette og ikke prosjektlederen.

Hvis prosjektet har en ekstern kunde og prosjektet er et svar på en forespørsel fra en kunde må prosjekteier, i tillegg til å avgjøre hva som skal skje med prosjektet, også sende forslaget til kunden og avvente deres valg av leverandør før det tas en beslutning. Denne aktiviteten er ferdig når kontrakten er signert, eller det er inngått en annen form for juridisk binding.

Hvis det skal brukes eksterne leverandører, som ble valgt i A05, så vil det muligens bli inngått kontrakter med dem nå. Andre leverandører kan dog velges og kontrakter med dem inngås senere på ad hoc basis.

HENSIKT

Prosjekter som har eksterne kunder, må alltid ha klare beslutninger på hvorvidt de skal gå videre eller avsluttes. De interne prosjektene mangler noen ganger denne avgjørelsen og fortsetter bare på gammel vane. Det er viktig at vi har klare beslutningspunkter og at vi får de signaturene og forpliktelsene vi skal ha før vi fortsetter prosjektet.

På den andre siden er det noen selskaper som investerer i hva som helst av prosjekter, så lenge de har ressurser ledige. Denne aktiviteten er på slutten av en kjede med aktiviteter som alle leder frem til av vi tar en velbegrunnet beslutning basert på lønnsomheten i prosjektet.

VANLIGE FALLGRUVER

Alle organisasjoner som jobber med prosjekter, må ha en form for porteføljestyring som evaluerer og velger de rette prosjektene. Disse må sees ut ifra en balansert helhet og i tråd med organisasjonen strategi. Mange av de problemene som knytter seg til prosjektledelse har bakgrunn i porteføljestyringen, som f.eks. det å ha for mange prosjekter samtidig.

Vær sikker på at alle forstår at det å avslutte et prosjekt ikke er å feile. Det er snarere et tegn på at vi har gode systemer som fanger opp hva som er lønnsomt for organisasjonen. Dette hadde ikke vært mulig uten at medlemmene i prosjektteamet hadde gjort den den jobben de har gjort i denne startfasen av prosjektet.

Prinsipper

Følgende prinsipper er sentrale når denne aktiviteten gjennomføres:

Oversatt av Terje Hult, med god hjelp fra Brendan Martin, Geraldine Sletten og Øivind Haugland