Tässä vaiheessa projektipäällikkö lähettää projektin asiakirjat sponsorille, ja sponsori tekee projektin aloituspäätöksen. Tämän päätöksen tekemiseksi sponsorin on ehkä keskusteltava projektista muiden organisaation päätöksentekijöiden, kuten portfoliohallinnan, kanssa – mutta sponsorin on päätettävä, miten se tehdään, ei projektipäällikön.

Jos on ulkopuolinen asiakas ja vastataan tarjouspyyntöön, sen lisäksi, että tehdään aloituspäätös sisäisesti, tulee ehdotus lähettää myös asiakkaalle ja odottaa, että asiakas valitsee toimittajansa ja antaa projektille lopullisen aloituspäätöksen. Tämä hallintatoiminto tulee valmiiksi, kun sopimus tai vastaava oikeudellisesti sitova dokumentti on allekirjoitettu.

Jos projektilla on ulkopuolisia toimittajia ja osa heistä valittiin jo vaiheessa A05, kannattaa ehkä allekirjoittaa sopimus heidän kanssaan tässä vaiheessa. Muut ulkopuoliset toimittajat voidaan valita tapauskohtaisesti myöhemmin.

Tarkoitus

Projekteilla, joilla on ulkopuolinen asiakas, on aina selkeä aloituspäätös, mutta sisäisistä projekteista monesti puuttuu tämä selkeys, ja projektit vain ‘hiipivät’ olemassaoloon ilman selkeää päätöstä. On tärkeää tehdä jokaiselle projektille selkeä aloituspäätös ja kerätä asianmukaiset allekirjoitukset ja sitoumukset ennen jatkamista.

Jotkut organisaatiot investoivat kaikkiin hankkeiseen niin kauan kuin niillä on resursseja käytettävissään. Aloituspäätöksen tulisi olla huipentuma prosessiin, jonka tarkoituksena on tehdä tietoon perustuvia projektivalintoja.

Yleisiä sudenkuoppia

Projekteja toteuttavilla organisaatiolla tulee olla portfolionhallintajärjestelmä, joka arvioi ja valitsee projektit kokonaisvaltaisesti, tasapainoisesti ja organisaation strategioiden kanssa yhteensopivalla tavalla. Monet projektinhallintajärjestelmiin liittyvistä ongelmista juontavat juurensa portfolion hallinnasta; esimerkiksi liian monta samanaikaista projektia käynnissä.

Varmista, että kaikki ymmärtävät, että kielteinen aloituspäätös ei ole epäonnistuminen. Se on merkki toimivasta järjestelmästä, joka ymmärtää, mikä ei hyödytä organisaatiota. Tämä tarkastelu ei olisi mahdollista ilman projektin aloitustoimintaryhmän avaintiimin jäsenten ponnistelua.

Periaatteet

Seuraavat periaatteet ovat erityisen tärkeitä tässä johtamistoiminnossa:

Suomennos Jukka Mäki