A - Inițierea Proiectului
A01 - Desemnați Sponsorul Proiectului
A02 - Numiți Managerul Proiectului
A03 - Desemnați membrii echipei de bază a proiectului
A04 - Determinați Descrierea Proiectului
A05 - Identificați și planificați Harta Livrabilele
A06 - Identificați riscurile și planificați răspunsurile
A07 - Evaluați departamental inițierea proiectului
A08 - Luați decizia de a continua sau a înceta realizarea proiectului
B - Inițierea Lunară
B01 - Revizuiți și ajustați planurile proiectului
B02 - Evaluați departamental faza lunară
B03 - Luați decizia de a continua sau a înceta realizarea proiectului
C - Managementul Săptămâna
C01 - Măsurați și raportați performanța
C02 - Planificați răspunsurile pentru devierile de la indicatorii de performanță
D - Managementul Zilnic
E - Finalizarea Lunară
E01 - Evaluați satisfacția afiliaților proiectului
E02 - Documentați experiențele asimilate și planificați acțiunile de îmbunătățire
F - Finalizarea Proiectului
F02 - Evaluați satisfacția afiliaților proiectului
F03 - Evaluați departamental grupul de închidere a proiectului
G - Managementul Retrospectiv
A08 - Luați decizia de a continua sau a înceta realizarea proiectului
Această activitate de management aparține grupului Inițierea Proiectului. Acest grup de activități se desfășoară la început pentru a ne pregăti pentru proiect.
În acest moment, managerul de proiect furnizează documentele justificative sponsorului, iar acesta după o evaluare amănunțita trebuie să ia o decizie de a continua sau a înceta dezvoltarea proiectul. Pentru a lua această decizie, este posibil ca sponsorul să discute detaliile proiectului cu alți factori de influentă din organizație, cum ar fi nivelul de management al portofoliului, dar este responsabilitatea sponsorului și nu a managerului de proiect cum să dezbată decizia aleasă.
Dacă proiectul are un client extern și răspundeți la o solicitare de produs sau serviciu, pe lângă luarea unei decizii de a continua sau înceta proiectul pe plan intern, trebuie să furnizați și propunerea către client așteptând ca acesta să aleagă furnizorul și să comunice decizia finală. Această activitate de management este finalizată la semnarea contractului sau când aveți alte element contractuale cu aspect juridic.
Dacă aveți integrați furnizori externi iar unii dintre aceștia au fost selectați în activitatea A05, vă recomandăm să semnați contractul cu aceștia în acest moment. Suplimentar, pot fi selectați și alți furnizori externi, iar aceste contracte pot fi semnate ulterior.
Obiectivul activității
Proiectele care au clienți externi au întotdeauna nevoie de decizii clare de a continua sau de a înceta proiectul, dar uneori pentru proiectele interne lipsește acest reper decizional astfel încât proiectele își continuă existență. Este important să faceți din această activitate o etapă clară pentru proiect, având semnăturile și angajamente adecvate înainte de a continua.
Pe de altă parte, unele organizații investesc în orice proiect atât timp cât au resurse disponibile. Această activitate de management se află la sfârșitul unui grup de activități care are ca scop transformarea acestuia într-o decizie corectă pe baza justificării proiectului.
Capcane frecvente
Fiecare organizație care își desfășoară activitatea financiară prin lansare de proiecte, trebuie să aibă un sistem de management al portofoliului care să evalueze și să selecteze proiectele într-un mod integrat, echilibrat și compatibil cu strategiile organizației. Multe dintre problemele atribuite sistemelor de management de proiect sunt corelate cu managementul portofoliului, având uneori prea multe proiecte derulate în același timp.
Asigurați-vă că toți membrii organizației înțeleg că o decizie de înceta un proiect nu este un eșec ci este un semn al unui sistem robust prin care se decide ce nu este benefic pentru organizație iar acest lucru nu ar fi posibil fără efortul membrilor afiliați în activitatea de inițiere a proiectului.
Principii aplicabile
Următoarele principii au un rol semnificativ în această activitate de management:
- NUP3: Fiți întotdeauna un lider cu inițiativă.
- NUP5: Nu inițiați nici o activitate fără un scop bine definit.
Tradus de Raul JURJ, Jan-Florin PANAITE si Daniel ORZATA.