Această activitate de management aparține grupului Inițierea Proiectului. Acest grup de activități se desfășoară la început pentru a ne pregăti pentru proiect.

În acest moment, managerul de proiect furnizează documentele justificative sponsorului, iar acesta după o evaluare amănunțita trebuie să ia o decizie de a continua sau a înceta dezvoltarea proiectul. Pentru a lua această decizie, este posibil ca sponsorul să discute detaliile proiectului cu alți factori de influentă din organizație, cum ar fi nivelul de management al portofoliului, dar este responsabilitatea sponsorului și nu a managerului de proiect cum să dezbată decizia aleasă.

Dacă proiectul are un client extern și răspundeți la o solicitare de produs sau serviciu, pe lângă luarea unei decizii de a continua sau înceta proiectul pe plan intern, trebuie să furnizați și propunerea către client așteptând ca acesta să aleagă furnizorul și să comunice decizia finală. Această activitate de management este finalizată la semnarea contractului sau când aveți alte element contractuale cu aspect juridic.

Dacă aveți integrați furnizori externi iar unii dintre aceștia au fost selectați în activitatea A05, vă recomandăm să semnați contractul cu aceștia în acest moment. Suplimentar, pot fi selectați și alți furnizori externi, iar aceste contracte pot fi semnate ulterior.

Obiectivul activității

Proiectele care au clienți externi au întotdeauna nevoie de decizii clare de a continua sau de a înceta proiectul, dar uneori pentru proiectele interne lipsește acest reper decizional astfel încât proiectele își continuă existență. Este important să faceți din această activitate o etapă clară pentru proiect, având semnăturile și angajamente adecvate înainte de a continua.

Pe de altă parte, unele organizații investesc în orice proiect atât timp cât au resurse disponibile. Această activitate de management se află la sfârșitul unui grup de activități care are ca scop transformarea acestuia într-o decizie corectă pe baza justificării proiectului.

Capcane frecvente

Fiecare organizație care își desfășoară activitatea financiară prin lansare de proiecte, trebuie să aibă un sistem de management al portofoliului care să evalueze și să selecteze proiectele într-un mod integrat, echilibrat și compatibil cu strategiile organizației. Multe dintre problemele atribuite sistemelor de management de proiect sunt corelate cu managementul portofoliului, având uneori prea multe proiecte derulate în același timp.

Asigurați-vă că toți membrii organizației înțeleg că o decizie de înceta un proiect nu este un eșec ci este un semn al unui sistem robust prin care se decide ce nu este benefic pentru organizație iar acest lucru nu ar fi posibil fără efortul membrilor afiliați în activitatea de inițiere a proiectului.

Principii aplicabile

Următoarele principii au un rol semnificativ în această activitate de management:

Tradus de Raul JURJ, Jan-Florin PANAITE si Daniel ORZATA.