Această activitate de management aparține grupului Inițierea Proiectului. Acest grup de activități se desfășoară la început pentru a ne pregăti pentru proiect.

În acest moment, managerul de proiect trimite documentele proiectului către sponsor, iar sponsorul ia o decizie de “de a continua / a nu continua proiectul”. Pentru a lua această decizie, este posibil ca sponsorul să discute proiectul cu alți factori de decizie din organizație, cum ar fi nivelul de management al portofoliului - dar este responsabilitatea sponsorului și nu a managerului de proiect cum să stabilească acest lucru.

Dacă aveți un client extern și răspundeți la o cerere, pe lângă luarea unei decizii de “de a continua / a nu continua” pe plan intern, trebuie să trimiteți și propunerea către client și să așteptați ca acesta să aleagă furnizorul și să vă comunice decizia finală. Această activitate de management este finalizată la semnarea contractului sau când aveți alt element contractual cu aspect juridic.

Dacă aveți furnizori externi și unii dintre aceștia au fost selectați în A05, vă recomandăm să semnați contractul cu aceștia în acest moment. Suplimentar pot fi selectați și alti furnizori externi, iar contractele cu aceștia pot fi semnate ulterior, ad-hoc.

Scop

Proiectele care au clienți externi au întotdeauna decizii clare de „de a continua / a nu continua ”, dar pentru proiectele interne lipsește uneori acest pas și astfel proiectele își continuă existență fără o decizie clară. Este important să faceți aceasta o etapă clară pentru proiect și să aveți semnături și angajamente adecvate înainte de a continua.

Pe de altă parte, unele companii investesc în orice proiect, atâta timp cât au resurse disponibile. Această activitate de management se află la sfârșitul unui lanț de activități care au ca scop transformarea acestuia într-o decizie corectă pe baza justificării proiectului.

Capcane frecvente

Fiecare organizație care lucrează cu proiecte trebuie să aibă un sistem de management al portofoliului care să evalueze și să selecteze proiectele într-un mod holistic, echilibrat și compatibil cu strategiile organizației. Multe dintre problemele atribuite sistemelor de management de proiect au rădăcini în managementul portofoliului; de exemplu, având prea multe proiecte în același timp.

Asigurați-vă că toată lumea înțelege că o decizie de „a nu continua” nu este un eșec; este un semn al unui sistem robust care înțelege ce nu este benefic pentru organizație și acest lucru nu ar fi posibil fără efortul membrilor echipei implicate in activitatea de Inițiere a proiectului.

Principii

Următoarele principii au un rol semnificativ în această activitate de management:

Tradus de Raul JURJ, Jan-Florin PANAITE si Daniel ORZATA.