Această activitate de management aparține grupului Inițierea Proiectului. Acest grup de activități se desfășoară la început proiectului ca parte integrală din pregătire.

În acest moment, managerul de proiect transmite documentele justificative către sponsor, iar acesta, după o evaluare amănunțita, trebuie să ia decizia de a continua sau de a înceta realizarea proiectul. Pentru a lua această decizie, este posibil ca sponsorul să discute detaliile proiectului cu alți factori de decizie din cadrul organizației, cum ar fi nivelul de management al portofoliului de proiecte, dar intră în responsabilitatea sponsorului cum și cu cine dezbate decizia aleasă și nu a managerului de proiect.

Dacă proiectul are un client extern și dvs. răspundeți la o solicitare de ofertă, pe lângă luarea unei decizii de a continua sau înceta proiectul pe plan intern, trebuie să transmiteți și propunerea către client așteptând ca acesta să aleagă furnizorul și să comunice decizia sa finală. Această activitate de management este finalizată la semnarea contractului sau când ați semnat alt document legal.

Dacă aveți în vedere să apelați la alți furnizori externi iar unii dintre aceștia au fost selectați în activitatea A05, vă recomandăm să semnați contractul cu aceștia în acest moment. Suplimentar, pot fi selectați și alți furnizori externi, iar aceste contracte pot fi semnate ulterior.

Obiectivul activității

În proiectele care au clienți externi există întotdeauna nevoia de a decide clar dacă proiectul continuă sau nu, însă pentru proiectele interne, uneori lipsește acest reper decizional astfel încât proiectele își continuă existența fără luarea unei decizii clare. Este important să impuneți această activitate ca o etapă clară în proiect, și să obțineți semnăturile și angajamente necesare înainte de a continua.

Pe de altă parte, unele organizații investesc în orice proiect atât timp cât au resurse disponibile. Această activitate de management se află la sfârșitul unui grup de activități și are ca scop transformarea acesteia într-o decizie luată corect pe baza justificării proiectului.

Capcane frecvente

Fiecare organizație care își desfășoară activitatea pe proiecte, trebuie să aibă un sistem de management al portofoliului care să evalueze și să selecteze proiectele într-un mod integrat, în conformitate cu strategiile organizației. Multe dintre problemele sistemelor de management de proiect se datorează managementului portofoliului, având uneori prea multe proiecte care se derulează în același timp.

Asigurați-vă că toți membrii organizației înțeleg că luarea deciziei de a înceta un proiect nu reprezintă un eșec ci este tocmai un semn al unui sistem robust prin care se decide că nu orice proiect este benefic pentru organizație iar acest lucru nu ar fi posibil fără efortul membrilor implicați în activitatea de inițiere a proiectului.

Principii aplicabile

Următoarele principii au un rol semnificativ în această activitate de management:

Tradus de Raul JURJ, Jan-Florin PANAITE, Daniel ORZATA și Cristina Denissa DUMITRESCU