A - Inițierea Proiectului
A01 - Desemnați Sponsorul Proiectului
A02 - Numiți Managerul Proiectului
A03 - Desemnați membrii echipei de bază a proiectului
A04 - Determinați Descrierea Proiectului
A05 - Identificați și planificați Harta Livrabilele
A06 - Identificați riscurile și planificați răspunsurile
A07 - Evaluați departamental inițierea proiectului
A08 - Luați decizia de a continua sau a înceta realizarea proiectului
B - Inițierea Lunară
B01 - Revizuiți și ajustați planurile proiectului
B02 - Evaluați departamental faza lunară
B03 - Luați decizia de a continua sau a înceta realizarea proiectului
C - Managementul Săptămâna
C01 - Măsurați și raportați performanța
C02 - Planificați răspunsurile pentru devierile de la indicatorii de performanță
D - Managementul Zilnic
E - Finalizarea Lunară
E01 - Evaluați satisfacția afiliaților proiectului
E02 - Documentați experiențele asimilate și planificați acțiunile de îmbunătățire
F - Finalizarea Proiectului
F02 - Evaluați satisfacția afiliaților proiectului
F03 - Evaluați departamental grupul de închidere a proiectului
G - Managementul Retrospectiv
C02 - Planificați răspunsurile pentru devierile de la indicatorii de performanță
Această activitate de management aparține grupului Managementul Săptămâna, care este un grup de activități desfășurate la începutul fiecărei săptămâni.
Dacă în urma evaluărilor realizate in activitate C01 se identifică devieri de la indicatorii de performanță (cost, timp, scop, calitate etc.) definiți la nivelul proiectului, trebuie inițiat un plan de acțiune pentru remedierea acestora.
În cazurile complicate inițiați ateliere practice iar cu ajutorul tuturor membrilor echipei sau de la un grup specializat dezvoltați strategiei de recuperare. În cazurile critice la nivelul proiectului sau cu implicare strategică la nivelul organizației, informați sponsorul, cereți sfatul și solicitați aprobarea pentru planul de recuperare deja pregătit.
Dacă recuperarea devierilor nu este posibilă sau implică efort strategic din partea organizației, ar trebui să obțineți aprobarea sponsorului pentru a stabili obiective revizuite care trebuie aprobate ulterior. Asigurați-vă că informațiile actualizate sunt înregistrate în Descrierea Proiectului.
Pentru a ne asigura că nu repetam aceeași eroare și dacă există un motiv specific al abaterii care poate produce afecte similare în viitor, înregistrați-l în Jurnalul de Urmărire ca risc și planificați un răspuns adecvat la risc pentru acesta.
Descrierea Proiectului - șablon
Obiectivul activității
Pentru a realiza obiectivele proiectului, trebuie să recuperăm devierile cât mai curând posibil înainte ca acestea să se acumuleze. Dacă asimilăm deja experiența și nu am reușit să recuperăm cel puțin parțial devierile definite printr-un plan de acțiune, vom ști că obiectivele proiectului nu pot fi îndeplinite iar prin urmare obiectivele existente trebuiesc revizuite. După ce sunt revizuite iar acestea nu mai pot fi justificate, proiectul poate fi anulat pentru a evita pierderi mai mari în viitor.
Capcane frecvente
O afirmație generală, vagă și promițătoare cum ar fi ″trebuie să lucrăm cu 15% mai eficient de acum înainte″, nu este un plan de recuperare. Planurile de recuperare trebuie să fie realiste și să includă lucruri care pot fi puse în aplicare.
Dacă trebuie să alegeți între a recupera o deviere și a rezolva cauza principală a acelei devieri care poate genera aceeași problemă în viitor, acordați prioritate acesteia din urmă. În caz contrar, veți fi în mod continuu preocupat cu ″stingerea incendiilor″ și nu cu prevenirea acestora.
Principii aplicabile
Următoarele principii au un rol semnificativ în această activitate de management:
- NUP2: Conservați și optimizați energia și resursele.
- NUP3: Fiți întotdeauna un lider cu inițiativă.
- NUP4: Amintiți-vă că un lanț este la fel de puternic ca și veriga sa cea mai slabă.
- NUP5: Nu inițiați nici o activitate fără un scop bine definit.
Tradus de Raul JURJ, Jan-Florin PANAITE si Daniel ORZATA.