P3.express
Das minimalistische Projektmanagement-System
Projektinitiierung Start eines Projektmonats Wöchentliches Management Tägliches Management Monatsabschluss Projektabschluss Projektnachbereitung Ernennung der Sponsor:in A01 Ernennung der Projektmanager:in A02 Ernennung der Schlüsselmitglieder des Teams A03 Projektbeschreibung A04 Identifizierung und Planung der Arbeitsergebnisse A05 Identifizierung von Risiken und Reaktionsplan A06 Begutachtung der Projektinitiierung A07 Entscheidung für oder gegen das Projekt A08 Das Projekt starten - Kick-Off! A09 Zielgerichtete Kommunikation A10 Überprüfung und Präzisierung der Pläne B01 Begutachtung des monatlichen Zyklus B02 Entscheidung für oder gegen das Projekt B03 Kick-Off des monatlichen Zyklus B04 Zielgerichtete Kommunikation B05 Ergebnisse messen und berichten C01 Reaktionen auf Abweichungen planen C02 Kick-Off des wöchentlichen Zyklus C03 Zielgerichtete Kommunikation C04 Umgang mit Risiken, Problemen und Änderungsanfragen D01 Abnahme fertiggestellter Arbeitsergebnisse D02 Zufriedenheit der Stakeholder:innen beurteilen E01 Erkenntnisse dokumentieren und Optimierungen planen E02 Zielgerichtete Kommunikation E03 Produktübergabe F01 Zufriedenheit der Stakeholder:innen beurteilen F02 Abschlussbegutachtung F03 Archivierung der Projektdokumente F04 Zeit zu feiern! F05 Zielgerichtete Kommunikation F06 Beurteilung des Nutzens G01 Entwicklung neuer Ideen G02 Zielgerichtete Kommunikation G03

Einführung

A - Projektinitiierung

B - Start eines Projektmonats

C - Wöchentliches Management

D - Tägliches Management

E - Monatsabschluss

F - Projektabschluss

G - Projektnachbereitung


A05 - Identifizierung und Planung der Arbeitsergebnisse

Diese Managementaktivität gehört zur Projektinitiierung. Dieser Aufgabenbereich wird am Anfang durchgeführt, um uns auf das Projekt vorzubereiten.

Führe Workshops durch, um einen umfassenden Überblick über alle Bausteine Deines Projekt-Produktes zu erhalten: So legst Du die geplanten Arbeitsergebnisse fest. Wenn nötig, sollten den Arbeitsergebnissen kurze Beschreibungen hinzugefügt werden, um deren Umfang, Qualität oder andere wichtige Faktoren zu illustrieren. Diese Informationen werden im Ergebnisplan festgehalten. Dieser muss keinem bestimmten Format folgen und könnte beispielsweise eine Mind Map sein.

Die Ergebnisplanung kann um die Abhängigkeiten der verschiedenen Bausteine erweitert werden. Wenn es zahlreiche Abhängigkeiten in Deinem Projekt gibt, sollten die einzelnen Teilaufgaben auf der Grundlage ihrer Abhängigkeiten und der erwarteten Dauer geplant werden. Gibt es dagegen wenige Abhängigkeiten, kannst Du auch andere Kriterien für die Priorisierung auswählen und musst keinem so strikten Zeitplan folgen. Viele Projekte können von einem abhängigkeitsbasierten Ansatz für übergeordnete Entscheidungen und einem prioritätsbasierten Ansatz für weniger wichtige Entscheidungen profitieren.

Falls zuvor ein ähnliches Projekt durchgeführt wurde, überprüfe dessen Archiv und benutze die Informationen daraus, um eine bessere Ergebnisplanung machen zu können.

Wenn Deine Ergebnisplanung abgeschlossen ist, musst Du möglicherweise auch Deine Projektbeschreibung noch einmal anpassen.

Vorlage Projektbeschreibung

Zweck

Die Projektbeschreibung ist wichtig und es ist stets nötig, diese im Blick zu behalten. Allerdings ist sie abstrakt und in der täglichen Arbeit schwer einzusetzen. Der Ergebnisplan verbindet die tägliche Arbeit mit der Projektbeschreibung. Er macht klar, was genau im Projekt getan werden muss. Er ist ferner die Basis für den Zeitplan für das Projekt, welcher wiederum eine wichtige Entscheidungshilfe und ein Instrument zur Messung des Projektfortschritts ist.

Übliche Fallstricke

Häufig wird bei der Erstellung des Ergebnisplans eher an einzelne “Arbeitsschritte” als an “Ergebnisse” gedacht. Der Workshop sollte in einer Weise durchgeführt werden, die allen Teilnehmer:innen erlaubt, sich auf die Ergebnisse, anstelle auf den dazu führenden Arbeitsaufwand, zu konzentrieren. Um dies sicherzustellen, verwende Substantive anstelle von Verben bei der Benennung der Ergebnisse. Manchmal kann die Verwendung einer Mind Map auch dabei helfen, die Hierarchie der einzelnen Projektbausteine zu visualisieren.

Prinzipien

Die folgenden Prinzipien spielen eine wesentliche Rolle in dieser Management-Aktivität:


Übersetzt von Fabian Gregori



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