Debes gestionar los riesgos, los problemas y las solicitudes de cambio de forma proactiva. Cuando identifiques un nuevo elemento, debes anotarlo inmediatamente en el Registro de seguimiento. A continuación, asigna sus actividades de seguimiento a un responsable (uno de los miembros del equipo) y comienza a planificar respuestas para el elemento. Debes de estar continuamente en contacto con los miembros del equipo y otras partes interesadas para identificar los riesgos y los problemas.

Puedes obtener ayuda de otros miembros del equipo, o incluso de partes interesadas externas, para tratar los elementos. En los casos complejos, puedes reunir a todo el equipo y facilitar un taller para que todos propongan una respuesta colectiva utilizando la sabiduría de los grupos. En casos críticos, deberías involucrar también al patrocinador y buscar su aprobación para el plan de respuesta.

Plantilla de Registro de seguimiento

Propósito

El objetivo principal es que respondas a los riesgos, problemas y solicitudes de cambio de forma proactiva en lugar de dejar que se resuelvan automáticamente. De este modo, lograrás controlar los riesgos y también las posibilidades de obtener los mejores resultados.

Confiar en la memoria o en notas no estructuradas requiere demasiada energía mental y te expone al riesgo de olvidarte. Por ello, es mejor que tengas un registro sencillo, seas disciplinado y apuntes los elementos en cuanto los identificas.

Gestionar todos los elementos requiere demasiado tiempo y energía, por eso tienes que asignar responsables. Además de distribuir el trabajo, también ayudas a alinear a todo el equipo hacia el mismo objetivo.

Obstáculos habituales

Puedes evitar los obstáculos más habituales teniendo en cuenta que:

No deberías añadir demasiada información preliminar al Registro de seguimiento.
Para asegurarte de que todos los elementos sean resueltos correctamente, puedes definir umbrales y obligarte a ti mismo y a los demás a resolver los elementos dentro de ese umbral.
Deberías evitar las respuestas genéricas e impracticables. Las respuestas deben ser algo que el equipo pueda poner en práctica y que el responsable pueda medir.
No deberías dedicar todo tu tiempo a “apagar incendios” (gestionar problemas) sin prestar atención a los riesgos, ya que los riesgos no gestionados son una causa importante de futuros problemas.

Principios

Los siguientes principios desempeñan un papel importante en esta actividad de gestión:

Traducido por Sabrina Stephens y Ángel Águeda Barrero