Mali by sme riadiť riziká, issues a požiadavky na zmeny proaktívne. Keď identifikujete novú položku, mali by ste ju ihneď zaznamenať do registra follow up. Potom priraďte jej následné aktivity správcovi (jednému z členov tímu) a začnite pripravovať odpovede na ňu. Musíte byť neustále v kontakte s členmi tímu a ďalšími účastníkmi, aby ste identifikovali riziká a issues.

Môžete získať pomoc od iných členov tímu alebo dokonca externých účastníkov s odpoveďami na položky. V komplikovaných prípadoch môžete zhromaždiť celý tím a facilitovať workshop, na ktorom všetci navrhnú kolektívnu odpoveď s využitím múdrosti davu. V kritických prípadoch by ste mali zapojiť aj sponzora a nechať ho schváliť váš plán odpovede.

Šablóna registra follow up

Účel

Hlavným cieľom je proaktívne odpovedať na riziká, issues a požiadavky na zmenu miesto čakania, že sa vyriešia automaticky. To nám dá kontrolu a možnosť dosiahnuť najlepšie výsledky.

Spoliehať sa na našu pamäť alebo neštrukturované poznámky zaberá priveľa mentálnej energie a nesie riziko, že na niečo zabudneme. Preto je najlepšie mať jednoduchý register a disciplinovane doňho zapisovať položky hneď, ako sú identifikované.

Riadenie všetkých položiek zaberá priveľa času a energie, preto im musíte priradiť správcov. Okrem toho, že to rozdeľuje prácu na viac ľudí, to pomáha aj zladiť všetkých s tým istým cieľom.

Časté pasce

Zvážte nasledovné, aby ste sa vyhli niektorým z najčastejších problémov v tejto oblasti:

Nepridávajte do registra follow up priveľa posudzovacích informácií.
Aby ste zabezpečili, že všetky položky budú vhodne uzavreté, môžete definovať rozpätia a zaviazať seba aj ostatných uzavrieť ich v tomto rozpätí.
Vyhnite sa generickým, nevykonateľným odpovediam. Odpovede musia byť niečo, čo môže tím implementovať a správca merať.
Netrávte všetok váš čas hasením požiarov (riadením issues) bez venovania pozornosti rizikám, lebo neriadené riziká sú významným zdrojom budúcich issues.

Princípy

V rámci tejto riadiacej aktivity zohrávajú dôležitú rolu nasledovné princípy:

Do slovenčiny preložili Štefan Ondek a Marian Bartko